...
Вивчення в навчальних закладах спецкурсу «Microsoft Outlook 2000 і його можливості» PDF Печать E-mail

Вивчення в навчальних закладах спецкурсу «Microsoft Outlook 2000 і його можливості»

Змiст
ВСТУП    5
1.    ЗНАЙОМСТВО З MICROSOFT OUTLOOK    8
1.1. Для чого служить Outlook    8
Нові можливості    8
1.2. Установка Outlook    10
Інформаційні служби і конфігурації    12
1.3. Огляд Outlook    15
1.3.1. Доступ до папок Outlook    17
1.3.2. Доступ до папок з файлами    18
1.3.3. Папка Outlook сегодня    18
1.3.4. Інші способи відкриття папок    20
Контрольні запитання    23
2. ОСНОВНI МЕТОДИ РОБОТИ З OUTLOOK    24
2.1.    Робота з елементами Outlook    24
2.1.1. Різні форми представлення інфопмації    24
2.1.2. Зміна стовпців    27
2.1.3. Сортування і групування елементів у папках Outlook    29
2.1.4. Відкриття, редагування, створення і видалення елементів Outlook    31
2.1.5. Видалення елементів    34
2.1.6. Організатор    36
2.2. Робота з папками Outlook    37
2.3. Зміна панелі Outlook    38
2.4. Пошук елементів Outlook та файлів    39
Розширений пошук    41
2.5. Друк інформації, що зберігається в папках Outlook    44
Контрольні запитання    46
3.    РОБОТА З ПОВIДОМЛЕННЯМИ, КОНТАКТАМИ ТА IНШИМИ ВИДАМИ IНФОРМАЦII ЗА ДОПОМОГОЮ OUTLOOK    47
3.1. Входящие та інші поштові папки    47
3.1.1. Зчитування повідомлень    48
3.1.2. Відправлення повідомлень    54
3.1.3. Вибір фррмату та редагування повідомлень    57
3.1.4. Використання бланків    59
3.1.5. Вкладення файлу в поштове повідомлення    61
3.1.6. Організація повідомлень    62
3.2. Контакти    65
3.2.1. Створення списків розсилання в папці Контакты    69
3.2.2. Створення листів на бланку за допомогою папки Контакты    70
3.3. Робота з файлами і відкриття Web-вузлів    71
Контрольні запитання    74
ВИСНОВКИ    76
ЛIТЕРАТУРА    77

Вступ
Для нашого часу характерним є стрімкий розвиток, швидкі зміни в багатьох галузях науки, виробництва, суспільного життя. І завжди попереду всіх були ті, що володіли найбільшою кількістю нової інформації, зокрема інформацією про нові технології, нові потреби та запити людства. Ще класики в сиву давнину визнали, що світом керує той, хто володіє інформацією.
Зараз в наші часи вся інформація обробляється комп'ютерною технікою, яка дозволяє швидко і вчасно отримувати, обробляти необхідні нам дані. Основним шляхом поширення її (інформації) є всесвітня глобальна мережа Інтернет, і провідне місце в розробці та поширенні нового програмного забезпечення займає американська компанія Microsoft, яка розробляє та вдосконалює такий офісний пакет програм як Microsoft Office, до складу якого входить Microsoft Outlook. Ця програма створена для тих користувачів, які постійно працюють з інформацією, що поступає з різних джерел.
За допомогою Outlook можна керувати електронною поштою, складати розклад і планувати щоденну ділову активність, складати список справ, контактів і важливих документів.
Загальновизнаним є той факт, що майбутнє будь-якої держави визначається тим, яка в ній буде створена система освіти. Все частіше чути переконання в тому, що ключ до майбутнього, до розв'язання сучасних проблем людства, до розвитку суспільства лежить в освіченості всього населення і у постійному рівні підвищення його освіти.
Сьогодні в школах мало уваги приділяється інформатиці. Весь курс вивчення інформатики - це поверховий розгляд матеріалу. В школах зараз вивчається DOS, Windows, Microsoft Word, Microsoft Exel, Microsoft Access і т.д. Але багато дітей цікавляться все новим і більш ширшим колом можливостей комп'ютера і зрозуміло, що шкільна програма не може охопити всі ці теми, тому в школах існують спецкурси, на яких діти можуть пізнати нові знання по вибраному курсу. Часто так буває, що навіть будь-який вчитель не може вести спецкурс із-за браку інформації по даній темі.
В дипломній роботі розглянуто Microsoft Outlook - програма управління інформацією, яка допомагає організувати збереження та обмін різною інформацією. Ця робота пропонується для розгляду в навчальних закладах на спецкурсах.
Для чого ж служить Outlook, і що можна з його допомогою робити:
-    відправляти та отримувати повідомлення електронної пошти і факсові повідомлення;
-    складати особистий календар зустрічей, подій і зборів;
-    призначати зустрічі з співробітниками;
-    зберігати інформацію про ділові і особисті контакти;
-    створювати список справ і керувати особистими та груповими проектами;
-    вести журнал отримання і відправлення повідомлень, документів Microsoft Office та інших подій;
-    зберігати різну інформацію в вигляді "електронних приміток";
-    отримувати доступ до файлів на локальному та мережному диску;
-    подорожувати по Інтернету;
і багато іншого.
Під час написання дипломної роботи основним джерелом інформації був мій власний досвід по роботі з Outlook, а також:
-    Інтернет (www.piter-press.ru, www.osborne.com);
-    Help (довідник) програми;
-    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
-    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
Дана робота складається з п'яти розділів, які в свою чергу містять підрозділи,  та списку літератури:
Вступ.
1.    Знайомство з Microsoft Outlook.
В цьому розділі описано поверхнево Outlook і дано деякі пояснення і рекомендації щодо установки програми та першого запуску.
2.    Основні методи роботи з Outlook.
Тут подано основні методи роботи з інформацією в MsOutlook.
3.    Робота з повідомленнями, контактами й іншими видами інформації за допомогою Outlook.
Розглянуто конкретні типи інформації і наведено приклади роботи з ними.
Висновки.
Список літератури.
На початку кожного розділу більш докладно описано, яку інформацію містить він в собі.
В кінці кожного розділу наведено перелік контрольних запитань по, які допоможуть закріпити теоретичні відомості по роботі з Outlook. В роботі багато ілюстрацій і таблиць.
В кожному розділі, в кожному параграфі є корисні поради, які позначаються значком –  . Тут дано деякі методичні рекомендації користувачу прогами, так звані тонкощі.
Значком –   помічено примітки, в яких міститься зауваження та підкреслюються деякі відомості по роботі з Outlook.
По тексту можна побачити жирні курсивні виділення слів, які написані з великої букви – це назви кнопок, перемикачів полів в програмі Outlook. Оскільки інтерфейс пакету Microsoft Office  перероблено тільки російською мовою, то й ці виділення написані російською.

1.    Знайомство з Microsoft Outlook
Microsoft Outlook — це програма керування інформацією, що допомагає організувати збереження й обмін різної інформації. При використанні Outlook ви можете упорядковувати особисту інформацію, обмінюватися нею з іншими членами робочої групи і зв'язуватися зі співробітниками вашої компанії чи з Інтернетом. У цьому розділі описані можливості програми Outlook, приведений ряд порад, що допоможуть вам настроїти Outlook, розказано про компоненти програми і показані способи доступу до різних типів інформації.
1.1. Для чого служить Outlook
Отже, що ви можете робити з допомогою Outlook:
    відправляти й отримувати повідомлення електронної пошти і факсові повідомлення;
    складати особистий календар зустрічей, подій і зборів;
    призначати зустрічі із співробітниками;
    зберігати інформацію про ділові і особисті контакти;
    створювати списки справ і керувати особистими чи груповими проектами;
    вести журнал отриманих і відправлених повідомлень, документів Microsoft Office і інших подій;
    зберігати різноманітну інформацію у виді «електронних заміток»;
    отримувати доступ до файлів на локальному чи мережному диску;
    подорожувати по Інтернету.
Нові можливості
Фірма Microsoft збагатила програму Outlook у порівнянні з попередньою версією новими можливостями. От деякі нові особливості Outlook 98.
    Нова особиста папка, називана Дневник, поєднує в одному місці поточну інформацію з папок Календарь, Задачи і поштові папки та допомагає виконувати загальні задачі.
    Оформлення, подібне до Web-сторінки, дає можливість швидко переходити до потрібної інформації.
    Область перегляду дозволяє переглядати повідомлення, не відкриваючи їх.
    Команда Новости в підменю Перейти запускає програму Outlook Express для доступу до груп новин Інтернету,
    Використання HTML-формату дозволяє відправляти й отримувати повідомлення електронної пошти, що містять форматований текст, малюнки, фонові малюнки і будь-які інші елементи, що можуть входити до складу Web-сторінок.
    Набір заготовок (шаблонів) допомагає швидко створити привабливі поштові повідомлення.
    Засоби форматування дозволяють позначати визначені поштові повідомлення чи інші елементи Outlook; наприклад, ви можете відзначати всі повідомлення, що надходять від вашого друга, червоним кольором.
    Правила, що встановлюються користувачем, переміщають чи видаляють старі поштові повідомлення і виконують деякі інші дії.
    Підтримка стандартних поштових протоколів Інтернету дозволяє відправляти й отримувати повідомлення за допомогою протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) для вихідних повідомлень і протоколів РОРЗ (Post Office Protocol) чи IMAP (Internet Message Access Protocol) для вхідних повідомлень.
    Використання протоколу LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) дає можливість визначати електронні адреси і знаходити інформацію про відправників.
    Підтримка додаткових протоколів Інтернету забезпечує обмін інформацією з Інтернетом: формат vCard для обміну інформацією про контакти, формат vCalendar для відправлення пропозицій про зустрічі і формат iCalendar для опублікування розкладу робочого часу.
Для одержання повідомлень за допомогою протоколу IMAP, перевірки електронних адрес за допомогою протоколу LDAP і складання розкладу зустрічей за допомогою формату iCalendar необхідна установка Outlook у варіанті «Только Інтернет», про що розказано в іншому розділі.
А от деякі з нових особливостей Outlook 2000.
    Домашняя страница дозволяє зв'язати Web-сторінку з будь-якою папкою Outlook і вивести цю сторінку на екран при відкриванні папки.
    Меню Избранное дає можливість переглядати Web-сторінки, що зберігаються в папці Избранные, і додавати в неї Web-адреси. Web-сторінки відкриваються безпосередньо у вікні програми Outlook.
    Списки розсилання, створені в папці Контакты, дозволяють відправляти поштові повідомлення цілій групі адресатів при введенні тілько однієї адреси в поле Кому.
    Доступ до процедури слияния Word дає можливість друкувати листи на бланках, конверти і наклейки на основі даних з папки Контакты.
He плутайте Outlook 2000 і Outlook Express. Outlook 2000 — це комплексна програма керування особистою інформацією і поштовим клієнтом, один з основних додатків набору Microsoft Office 2000. Outlook Express же є спеціалізованою програмою для пошти і новин, що входить до складу Microsoft Internet Explorer. Зверніть увагу, що при виборі команди Новости з підменю Перейти Outlook 2000  запускається програма Outlook Express.
1.2. Установка Outlook
Після інсталяції Microsoft Office 2000 при першому запуску Outlook 2000 запускається Мастер установки Outlook 2000, що відкриває серію діалогових вікон, які допомагають настроїти цю програму. Які ж діалогові вікна ви побачите, залежить від настройок вашого комп'ютера і параметрів, що ви вибираєте при роботі майстра. В цьому підрозділі приведені основні відомості, що допоможуть вам розібратися в параметрах конфігурації.
Якщо до установки Outlook 2000 ви вже користувалися поштовою програмою, то Outlook забезпечить доступ до існуючого поштового повідомлення і можливість скористатися адресною книгою і поштовими установками. При цьому ви, як і раніше, будете отримувати і відправляти повідомлення через вашого провайдера. Outlook здатний прочитати і конвертувати файли даних вашої колишньої поштової програми (Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger чи іншої популярної програми), Мастер установки відкриє діалогове вікно Обновление параметров почты, де будуть перераховані всі сумісні поштові програми, що майстер знайде на вашому комп'ютері. У цьому діалоговому вікні ви зможете або вибрати одну з існуючих програм, або вибрати варіант Ни одна из перечисленных, щоб настроїти Outlook без використання поточних поштових настроювань.
Інше важливе діалогове вікно називається Режим роботы с почтой. У цьому діалоговому вікні, потрібно вибрати тип установки Outlook. Цей вибір визначає, які можливості Outlook будуть вам доступні. Три можливих варіанти вибору описані в табл. 1.
Таблиця 1.
Три типи установки Outlook
Тип установки          Вибирайте цей тип установки, якщо... Outlook
Только Интернет             Ви відправляєте й отримуєте пошту тільки через поштовий сервер, що використовує стандартні протоколи Інтернету (а саме SMTP для вихідних повідомлень і або РОРЗ, або IMAP для вхідних повідомлень), і ви не хочете використати Outlook як клієнта для Microsoft Exchange Server.
Корпоративная или для рабочих групп    Ви хочете використовувати Outlook як клієнта для Microsoft Exchange Server, чи ж ви відправляєте й отримувати пошту через Microsoft Mail З.х чи іншу поштову службу, що не використовує стандартні протоколи Інтернету (наприклад, CompuServe). Цей тип установки також забезпечує обмін поштою зі стандартним поштовим сервером Інтернету SMTP/POP3 (за допомогою інформаційної служби Internet E-Mail, описаної в табл. 2 )
Нет электронной почты    Ви не збираєтеся використовувати Outlook для одержання і відправлення поштових і факсимільних повідомлень

Після настроювання Outlook ви можете в будь-який час імпортувати дані (поштові повідомлення, адреси й установки) з колишньої поштової програми, запустивши Мастер импорту и экспорту. Для цього потрібно вибрати команду Импорт и экспорт меню Файл програми Outlook.
Оскільки варіант установки Корпоративная или для рабочих групп підтримує поряд з Microsoft Exchange Server і нестандартними поштовими службами поштові протоколи Інтернету SMTP і РОРЗ, він є кращим. Однак при цьому типі установки ви позбавляєтеся можливості скористатися деякими функціями пошти і спільної роботи Інтернету, що доступні при установці «Только Интернет», — наприклад, підтримкою поштового протоколу IMAP, груповим плануванням в Інтернеті за допомогою протоколу iCalendar і можливістю визначати електронні адреси за допомогою служби каталогів (про ці можливості буде розказано пізніше). Іншими словами, установка «Только Интернет» забезпечує кращу взаємодію з Інтернетом.
Деякі зведення з наступних розділів відносяться тільки до установки «Корпоративная или для рабочих групп». Усі подібні розділи супроводжуються примітками, де коротко повідомлюється, чим установка «Только Интернет» відрізняється від установки «Корпоративная или для рабочих групп».
Перед тим, як перший раз запустити установку Outlook «Корпоративная или для рабочих групп», вам необхідно настроїти профіль користувача на вашому комп'ютері. Профілі користувача – і інформаційні служби, що містяться в них – описуються нижче.
Якщо ви вирішили обновити існуючу поштову програму, майстер настроювання Outlook 2000 не виводить на екран діалогове вікно Режим работы с почтой. Замість цього автоматично вибирається або варіант Только Интернет, або Корпоративная или для робочих групп (найбільш придатний для поточного настроювання пошти). Однак ви пізніше зможете змінити цей параметр. Для цього потрібно вибрати команду Параметры з меню Сервис, перейти на вкладку Доставка почты і клацнути на кнопку Изменить конфи-гурацию почтовых служб.
Інформаційні служби і конфігурації
В Outlook інформаційною службою називається структура, що відправляє й отримує повідомлення чи забезпечує місце для збереження і керування інформацією. Наприклад, одна інформаційна служба може забезпечувати пересилання ваших поштових повідомлень, інша — місце для збереження й організації папок Outlook, а третя — набір адрес, якими ви користуєтеся для відправлення повідомлень (вона називається адресною книгою). Приклади спеціалізованих інформаційних служб приведені в табл. 2.
Установка Outlook «Только Интернет» не використовує інформаційні служби чи профілі користувача. Замість цього ви просто встановлюєте облікові записи для кожної поштової чи факсової служби, яким хочете скористатися. Якщо ви вибираєте в діалоговому вікні Режим работы с почтой параметр Только Интернет, Outlook запускає Мастер соединения с Интернетом, що пропонує вам зведення, і облікові записи для пошти і, можливо, факсу, а також з'єднання з Інтернетом (якщо воно ще не встановлено). Пізніше ви можете додати, видалити чи змінити облікові записи. Для цього потрібно вибрати команду Учетные записи з меню Сервис чи клацніть на значок Почта панелі керування Windows.
Таблиця 2.
Стандартні інформаційні служби Outlook
Інформаційна служба       Призначення
Internet E-Mail                        Дозволяє отримувати і відправляти поштові повідомлення через Інтернет-провайдера, що використовує стандартні поштові протоколи SMTP і РОРЗ
Microsoft Exchange Server               Якщо ваш комп'ютер підключений до мережі, у якій установлений Microsoft Exchange Server, ця інформаційна служба користається можливостями Exchange Server для пересилання поштових повідомлень і спільної роботи. Таким чином, Outlook є клієнтом Exchange Server.
Microsoft Fax    Якщо на вашому комп'ютері установлені факс-модем і компонент Microsoft Fax, ця служба дає можливість відправляти й отримувати поштові повідомлення за допомогою програмного продукту Microsoft Fax. Зверніть увагу, що компонент Microsoft Fax повинен бути встановлений перед тим, як ви приступите до установки Outlook 2000, щоб програма установки могла б обновити цей компонент
Microsoft Mail    Дозволяє користуватися Outlook для обміну листами з людьми, що використовують поштовий додаток Microsoft Mail
MS Outlook Support For Lotus cc:Mail    Дозволяє обмінюватися поштовими повідомленнями з користувачами додатка Lotus cc:Mail
Microsoft LDAP Directory    Дає можливість визначити адреса й отримати інформацію про користувачів LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
Outlook Address Book    Дає можливість переглядати адреси і списки розсилання, що зберігаються в папці Контакти
Personal Address Book                  Дозволяє зберігати і знаходити адреси і створювати особисті списки розсилання. Особистий список розсилання використовується для відправлення повідомлення цілій групі адресатів. Особиста адресна книга зберігається у файлі з расширенням .раЬ на вашому жорсткому диску
Personal Folders                       Зберігає папки Outlook — Входящие, Календарь, Контакты і т.д.  — у файлі з расширением .pst на жорсткомуу диску. Зверніть увагу, що якщо ваш комп'ютер приєднаний до мережі Exchange Server, то папки Outlook, як правило, зберігаються у вашій поштовій скриньці на сервері, хоча ви можете також зберігати додаткові папки на локальному диску
Конфігурація — це набір інформаційних служб і настроювань, використовуваних щорад при запуску Outlook. Тому конфігурація повинна бути визначена на вашому комп'ютері до початку використання Outlook.
У вас на комп'ютері уже є конфігурація, якщо перед установкою Outlook 2000 ви користувалися попередньою версією Outlook (чи Microsoft Exchange) чи якщо ви обновляєте попередню поштову програму під час роботи Мастера установки Outlook 2000. Однак, якщо конфігурація на вашому комп'ютері ще не встановлена, Мастер установки запустить Мастер установки папки Входящие, котрий визначить конфігурацію й установить необхідні інформаційні служби.
Створюйте додаткові конфігурації
Ви можете установити декілька додаткових конфігурацій. Наприклад, якщо комп'ютером користується кілька людей, кожний з них може створити власну конфігурацію. Або ж ви можете установити одну конфігурацію для ділової інформації й іншу – для особистої. Щоб створити нову конфігурацію, клацніть на значок Почта Панели управления Windows, клацніть на кнопку Показать конфигурации на вкладці Службы, а потім клацніть на кнопку Добавить вкладки Общие діалогового вікна Почта. Буде запущений Мастер установка папки Входящие, який допоможе вам визначити профіль.
Щоб подивитися, яку конфігурацію використовує Oultook, виберіть команду Параметры з меню Сервис і клацніть на вкладці Почтовые службы. Якщо у вас установлений перемикач Производить выбор конфигурации, Outlook буде пропонувати вам вибрати конфігурацію при кожному запуску програми. Якщо ви установите перемикач Использовать конфигурацию, Outlook буде автоматично користуватися конфігурацією, зазначеною у відповідному списку, що розкривається. Установити конфігурацію можна також на вкладці Общие діалогового вікна Почта, згаданого в попередньому абзаці.
Ви можете також змінити конфігурацію. Це означає, що можна додати, видалити чи змінити властивості інформаційних служб, а також спосіб отримання і відправлення повідомлень. Щоб змінити поточну конфігурацію, виберіть команду Службы з меню Сервис програми Outlook, щоб відкрити діалогове вікно Службы. Для зміни будь-яких конфігурацій, установлених на вашому комп'ютері, клацніть на значку Почта Панели управления Windows.
У будь-якому випадку при додаванні інформаційної служби ви можете вибрати її зі списку стандартних служб, пропонованих Outlook (вони коротко описані в табл. 2). Ви також можете додати інформаційну службу з диска чи з мережі. (Наприклад, ваш поштовий провайдер може постачати вас диском, що містить інформаційну службу для відправлення й отримання поштових повідомлень.).
1.3. Огляд Outlook
Щоб запустити Outlook, можна вибрати команду Microsoft Outlook з підменю Програмы Главного меню Windows чи двічі клацнути на ярлик Microsoft Outlook на Робочем столе. Оскільки програма Outlook використовується в різних цілях, ви можете установити її автоматичний запуск при запуску Windows і дозволити їй працювати постійно. Для цього потрібно помістити ярлик Outlook у папку Автозавантаження. Про те, як це зробити, розказано в Справочной системи Windows. Виберіть команду Справка з Главного меню, клацніть на вкладці Предметный указатель і виберіть тему «Ярлыки, добавление в папку „Автозагрузка"».

На мал. 1 показано вікно програми Outlook при першому запуску. Як бачите, вікно Outlook розділене на дві області: ліворуч — панель Outlook, а праворуч — інформаційна область. Інформаційна область містить унизу додаткову область, названу областю перегляду; пізніше ви довідаєтеся, як виводити на екран різні додаткові області спеціального призначення.
Щоб сховати панель Outlook  чи знову вивести її на екран, — виберіть команду Панель Outlook з меню Вид чи ж клацніть правою кнопкою миші на панелі (але не на ярлику) і виберіть з розкритого меню команду Скрыть панель Outlook.
Інформація в Outlook розташовується в папках, кожна з яких відповідає за визначений тип інформації. Першим кроком при роботі з інформацією конкретного типу повинне бути відкриття відповідної папки щигликом на її ярлику на панелі Outlook. Ярлик складається зі значка з підписом. Наприклад, для організації зустрічей потрібно відкрити папку Календарь, клацнувши на значок Календарь панелі Outlook. Коли папка відкриється, її зміст буде показано в інформаційній області, а панель інструментів Outlook і меню зміняться і будуть містити команди, необхідні для роботи з інформацією, що зберігається в папці. Пізніше ви довідаєтеся, як змінити спосіб виводу на екран інформації, що зберігається в папці.
Можна відкрити папку в окремому вікні, клацнувши правою кнопкою на ярлику на панелі Outlook і вибравши в контекстному меню команду Открыть в новом окне.
Ярлики на панелі Outlook за замовчуванням розділені на три групи, названі Ярлыки Outlook, Мои ярлыки й Другие ярлыки. Щоб викликати на екран групу ярликів, клацніть на відповідну кнопку внизу панелі Outlook.
Описані тут групи ярликів панелі Outlook створюються, як правило, за замовчуванням при першому запуску програми. Однак групи, що є у вас, можуть від них відрізнятися. Це залежить від типу установки програми і (якщо ви обновляли попередню версію Outlook) від груп, що ви вибрали в попередній версії.
1.3.1. Доступ до папок Outlook
Групи Ярлыки Outlook і Мои ярлыки панелі Outlook містять ярлики для папок Outlook. Папкою Outlook називається папка, що містить елементи, керовані програмою Outlook, такі, як повідомлення, зустрічі, задачі і записи щоденника.
Група Ярлыки Outlook містить ярлики для папок Outlook загального призначення — Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки і Удаленные. Група Мои ярлыки містить ярлики для папок, використовуваних при роботі з поштою, — Черновики, Исходящие і Отправленные. У цю групу також може входити ярлик для відновлення Outlook через Інтернет (Папка Входящие з групи Ярлыки Outlook також відноситься до папок для роботи з поштою.)
Клацнувши на ярлику і відкривши папку Outlook, ви отримуэте можливість знайти, переглянути, організувати чи роздрукувати кожен з елементів, що там міститься. Можете також відкрити елемент — наприклад, поштове повідомлення з папки Входящие, — щоб прочитати чи відредагувати його можна створити новий елемент чи видалити існуючий.
1.3.2. Доступ до папок з файлами
Група Другие ярлыки панелі Outlook містить ярлики для папок з файлами на локальному чи мережному дисках. Ці ярлики можна використовувати для роботи з папками і файлами замість Проводника Windows. З самого початку в цю групу входять ярлики для відкриття папок Мой компьютер, Мои документы й Избранное.
Клацнувши на ярлику, ви відкриваєте папку з файлами і можете їх шукати, переглядати, переміщати і т.п. Можете також відкрити підпапку і переглянути її вміст, відкрити документ Office чи інший файл даних, запустити програму чи відкрити Web-сторінку в броузері. Якщо ви використовуєте в якості броузера Internet Explorer, у папці Избранное знаходяться ярлики, збережені вами при перегляді. Вони дають можливість швидко відкрити Web-сторінку в броузері, не припиняючи роботи в програмі Outlook. Ви можете також відкрити Web-сторінку безпосередньо у вікні Outlook завдяки новому меню Избранное.
1.3.3. Папка Outlook сегодня
Папка Outlook сегодня пропонує вам огляд поточної інформації Outlook і дозволяє перейти в будь-яку іншу папку. Вона показана на мал. 2.

Додайте в кожну папку Outlook домашню сторінку
У будь-яку папку Outlook можна ввести домашню сторінку. Потім ця сторінка буде з'являтися на екрані замість стандартного виду папки. Це може бути Web-сторінка з Інтернету, з корпоративної мережі, з локальної мережі чи з диска. Наприклад, Web-сторінка з новинами від ТСН може стати домашньою сторінкою для папки Входящие, щоб ви переглядали її щораз, коли отримуєте пошту.
Щоб включити Web-сторінку в папку Outlook, клацніть правою кнопкою миші на ярлику ціпка на панелі Outlook, виберіть з контекстного меню команду Свойства і клацніть на вкладці Web-страница. Потім введіть у поле Адресса  URL-адреса чи шлях до файлу для Web-сторінки, що ви хочете бачити на екрані (чи знайдіть її за допомогою кнопки Просмотр), і установіть інші параметри сторінки.
Коли відкрита папка Outlook, що включає домашню сторінку, ви можете переключатися між цією сторінкою і стандартним видом папки з допомогою команди Показать домашнюю страницу папки з меню Вид. Ви можете також повернутися до стандартного виду папки, клацнувши на ярлику папки на панелі Outlook.
Папку Outlook сегодня можна використовувати як «домашню сторінку» Outlook. Щоб настроїти папку Outlook сегодня, клацніть на кнопку Настройка Outlook сегодня у верхній частині папки, щоб відкрити сторінку Параметры Outlook сегодня. Тут ви можете установити прапорець При запуске открывать окно Outlook сегодня, щоб замість папки Входящие при запуску програми Outlook на екрані б з'являлася папка Outlook сегодня. Також можна вибрати параметри відображення інформації з папок Календарь, Задачи і поштові папки.
1.3.4. Інші способи відкриття папок
Ви можете відкрити папки, використовуючи Список папок. Переваги його перед панеллю Outlook у тому, що ви можете переміщати і відкривати будь-як папку Outlook чи папку з файлами, а не тільки ті, для яких є ярлики на панелі. Щоб список папок був присутній на екрані постійно, виберіть команду Список папок з меню Вид чи клацніть на кнопку Список папок на панелі інструментів Дополнительно. Якщо ця панель відсутня на екрані, виберіть команду Панели инструментов з меню Вид і установіть прапорець Дополнительно. Щоб тимчасово відкрити Список папок, клацніть на лівому краї заголовка папки.
Якщо список папок відкритий постійно, він розташовується в окремій області і залишається на екрані, поки ви не виберете команду Список папок чи не клацнете на однойменну кнопку повторно. Якщо список папок відкритий тимчасово, він перекриває інформацію в інформаційній області і зникає, якщо ви скористаєтеся ним для відкриття якої-небудь папки чи просто клацнете де-небудь поза списком. Можна перетворити тимчасово відкритий список у постійний, клацнувши на значку з зображенням шпильки у верхньому правому куті списку.
Список папок працює подібно лівої області Проводника Windows. Щоб розгорнути чи згорнути галузь, клацніть на квадратику з зображенням плюса чи мінуса; щоб відкрити папку, клацніть на її імені. На мал. 2 зображений список папок і показано, як ними користуватися. Якщо у вас відкрита папка Outlook, список папок показує всі папки Outlook; але якщо відкрита папка з файлами, будуть показані всі папки з файлами.

Якщо поштові папки чи папка Удаленные містять непрочитані повідомлення, ім'я папки виділено напівжирним шрифтом і в дужках зазначене число непрочитаних повідомлень. Зверніть увагу, однак, що число поруч з назвою папки Входящие вказує загальне число повідомлень у папці як прочитаних, так і непрочитаних.
Нижче перераховані ще чотири способи відкриття папки Outlook чи папки з файлами.
    Щоб відкрити тільки-що закриту папку, виберіть команду Перейти з меню Вид, а потім — папку з підменю чи клацніть на кнопку Предыдущая папка   панелі інструментів Дополнительно (как показано на мал. 2). Цим способом зручно повертатися до папки Outlook сегодня після перегляду інформації в іншій папці. Можна також клацнути на стрілку поруч із кнопкою Предедущая папка і вибрати тільки-що відкриту папку з меню, що відкривається.
    Після того як ви один раз повернулися до попередньої папки, ви можете знову перейти вперед за допомогою команди Следующая папка з підменю Перейти чи клацнути на кнопку Следующая папка   панелі інструментів Дополнительно.
    Можна відкрити папку, розташовану поруч в ієрархічній структурі, клацнувши на кнопку Перейти на один уровень вверх   на панелі інструментів Дополнительно. Наприклад, якщо відкрита папка Избранное, щиглик на кнопку Перейти на один уровень вверх відкриває папку Windows — якщо на вашому комп'ютері папка Избранное є підпапкою Windows. Як видно з мал. 3, папки Outlook також складають ієрархічну структуру. Папка Outlook сегодня служить як основна, а інші папки Outlook є підпапками. Далі ви дізнаєтесь, що при створенні нової папки Outlook її можна зробити підпапкою будь-якої іншої папки Outlook.
    Ви можете знайти і відкрити папку, вибравши команду Перейти з меню Вид, а потім команду Папка з підменю або натиснувши клавіші Ctrl+Y, щоб відкрити діалогове вікно Переход к папке. У списку Просмотреть виберіть варіант Outlook, якщо ви хочете відкрити папку Outlook, чи варіант Файловая система, якщо хочете відкрити папку з файлами. Потім введіть ім'я папки в однойменне поле, чи виберіть папку зі списку, що розкривається, тільки-що відкритих папок, чи ж виберіть папку з ієрархічного списку в нижній частині діалогового вікна. Потім клацніть на кнопку ОК. Цей спосіб особливо зручний, якщо ви додали кілька нових папок і боїтеся, що вони можуть втратитися в ієрархічній структурі.
Контрольні запитання
1.    Які є типи установки при першому запуску Outlook, охарактерезуйте?
2.    Що називається інформаційною службою?
3.    Що називається адресною книгою?
4.    Що таке конфігурація, як її змінити?
5.    Як запустити Microsoft Outlook?
6.    З яких частин складається вікно Outlook і що вони містять?
7.    Що називається папкою Outlook?
8.    Група Другие ярлыки панелі Outlook забезпечує доступ до ...
9.    Як настрої ти папку Outlook сегодня?
10.    Охарактеризуйте Список папок.
11.    Які ви знаєте способи відкриття папок Outlook?

2. Основнi методи роботи з Outlook
Цей розділ вчить основним прийомам, що використовуються при роботі майже з будь-яким типом інформації, що зберігається в Microsoft Outlook. Спочатку ви довідаєтеся, як працювати з елементами, що зберігаються в папці Outlook, наприклад, повідомленнями в папці Входящие, зустрічами в папці Календарь. Потім ви навчитеся працювати власне з папками Outlook, після чого довідаєтеся, як змінити панель Outlook і ярлики, що містяться в ній. Ви також дізнаєтеся, як шукати елементи в папках Outlook чи файли в інших папках. Нарешті, ви навчитеся друкувати інформацію різного типу, що зберігається в Outlook.
2.1.     Робота з елементами Outlook
Після того, як ви відкриєте визначену папку Outlook, наприклад Входящие, Календарь чи Контакты, можете змінити її вигляд (спосіб виводу інформації на екран – далі представлення); ви матимете можливість сортувати, фільтрувати чи групувати елементи, що містяться в папці, а також відкривати, редагувати, створювати і видаляти ці елементи.
2.1.1. Різні форми представлення інфопмації
Працювати з Outlook можна в різних представленнях, що розрізняються іноді дуже сильно, по способу організації інформації і по ступені її деталізації в інформаційній області вікна Outlook. Наприклад, на мал. 4 показана папка Календарь у представленні День/Неделя/Месяц, де показані всі дні і зустрічі у форматі звичайного календаря, тоді як на мал. 5 показана ця ж папка в представленні Активные встречи, де приведена таблиця всіх майбутніх зустрічей.


Кожна папка може працювати в декількох представленнях, що відповідають типу інформації, що зберігається в папці. Щоб змінити представлення відкритої папки (мал. 6), просто клацніть на іншому пункті в списку (див.мал.5., позначено 1), що розкриває Теку¬щее представление панелі інструментів Дополнительно.

Ви також можете вибрати представлення з підменю Текущее представление меню Вид.
У деяких представленнях, наприклад, представленні День/Неделя/Месяц папки Календарь чи представленні Временная шкала для повідомлень папки Входящие, ви можете установити число днів, показаних на екрані. Для цього виберіть варіант День, Неделя чи Месяц з меню Вид чи клацніть на однойменних кнопках панелі інструментів Стандартная. Деякі представлення (наприклад, представлення День/Неделя/Месяц папки Календарь) також мають параметр Рабочая неделя. Зверніть увагу, що в показаному на мал.4. представленні День/Неделя/Месяц папки Календарь натиснута кнопка День (мал.7).

Можна змінити будь-яке представлення, вибравши команду Текущее представление з меню Вид, а потім команду Изменить текущее представление з підменю. При цьому відкривається діалогове вікно Сведения о представлении, що містить декілька кнопок, клацаючи на які можна змінити різні властивості поточного представлення. В деяких представленнях ряд кнопок неактивні, оскільки відповідні властивості в цих представленнях не задіяні. Наприклад, якщо поточним представленням є День/Неделя/Месяц папки Календарь, то кнопки Группировка, Сортировка і Автоформат неактивні. Інформація, приведена праворуч від кожної кнопки, залежить від даного представлення й обраних для нього параметрів. Це або інформація про поточні настройки, або опис настройок, який можна установити, клацнувши на кнопку. На мал.8. показано діалогове вікно Сведения о представлении для представлення Сообщения  папки Входящие (з установками за замовчуванням).

2.1.2. Зміна стовпців
У багатьох представленнях інформація розташована в таблицях, що складаються з рядків і стовпців (наприклад, представлення Активные встречи папки Входящие, мал. 5). Кожен стовпець виводить на екран значення даного поля інформації. Поле являє собою одиницю інформації в елементі Outlook — наприклад, тема чи дата одержання повідомлення в папці Входящие.
У табличному представленні можна різними способами змінювати стовпці. Наприклад, ви можете змінити ширину стовпця, перетягнувши праву границю його заголовка (це смужка, що нагадує кнопку, угорі стовпця, що містить напис). Можна перемістити стовпець, перетягнувши його за заголовок у потрібне місце або видалити його, перемістивши заголовок куди-небудь за межі рядка заголовків. Коли покажчик миші перетвориться в хрестик, можна відпустити кнопку миші, і стовпець зникне.
Ви можете додавати, видаляти і переставляти стовпці в табличному представленні, користуючись діалоговим вікном Поля. Щоб побачити це вікно, виберіть команду Текущее представление з меню Вид, потім команду Изменить текущее представление з підменю і у діалоговому вікні Сведения о представлении (мал. 8) клацніть на кнопку Поля.
Можна також змінити стовпець, клацнувши правою кнопкою миші на його заголовку і вибравши команду з контекстного меню (мал. 9).

Команда Удалить столбец являє собою альтернативний спосіб видалення стовпця. Команда Выбрать поля викликає діалогове вікно, завдяки якому можна додати новий стовпець, просто перетягнувши ім'я поля з діалогового вікна в потрібне місце рядка заголовків. Підменю Выравнивание дає можливість застосувати вирівнювання вмісту стовпця по лівому краю (за замовчуванням), по правому чи по центрі. Вибір команди Подобрать ширину робить стовпці саме такої ширини, яка потрібно для вмісту стовпця. Команда Форматировать столбцы дозволяє змінити формат, підпис, ширину і вирівняти один чи декілька стовпців таблиці. І нарешті, команда Изменить текущее представление — це ще один спосіб викликати діалогове вікно Сведения о представлении.
Клацнувши на кнопку Другие настройки діалогового вікна Сведения о представлении, можна змінити шрифти, застосовані в представленні, а також інші його особливості. У деяких представленнях можна клацнути на кнопку Автоформат, щоб застосувати до визначених елементів окреме форматування; наприклад, у представленні Сообщения папки Входящие можна виділити заголовки всіх непрочитаних повідомлень червоним курсивом.
Нарешті, ви можете вибрати команду Текущее представление з меню Вид, а потім команду Определить представления з підменю, щоб змінити будь-яке представлення, доступне в поточній папці, відновити установки за замовчуванням у будь-якім представленні, перейменувати представлення чи створити нове.
2.1.3. Сортування і групування елементів у папках Outlook
Щоб поліпшити вид представлення інформації на екрані, можна сортувати, відбирати і групувати елементи папки.
Ви можете сортувати, відбирати і групувати елементи в будь-якому табличному представленні (тобто представленні, що складається з рядків і стовпців, з рядком заголовків нагорі). Можна також виконувати ці дії в деяких інших представленнях. Наприклад, у представленні Адресные карточки папки Контакты можна сортувати чи відбирати елементи, а в представленні По типу папки Дневник можна відбирати чи групувати елементи. Які дії можливі в даному представленні, можна сказати, виходячи з того, які кнопки активні в діалоговому вікні Сведения о представлении.
Для сортування, добору чи групування елементів виберіть команду Текущее представление з меню Вид, а потім команду Изменить текущее представление  з підменю. Відкриється діалогове вікно Сведения о представлении, показане на мал. 8. Це ж вікно можна відкрити, клацнувши правою кнопкою миші на рядку заголовка в табличному представленні чи на порожній області в будь-якого іншого представлення, а потім вибравши команду Изменить текущее представление, з контекстного меню (мал. 9.).
Для сортування елементів у папці Outlook клацніть на кнопку Сортировка діалогового вікна Сведения о представлении. Відкриється діалогове вікно Сортування, де можна сортувати елементи за значеннями в одному чи декількох полях, в спадаючому чи зростаючому порядках. Можна сортувати елементи в табличному представленні за значеннями в одному зі стовпців: потрібно клацнути на заголовок цього стовпця (мал.9.). Кожен такий щиглик переключає сортування в зростаючому й спадаючому порядках. Порядок сортування показаний стрілкою у заголовку сортуючого  стовпця — стрілочка нагору вказує на сортування за зростанням, стрілочка вниз — за спаданням.
Як правило, коли ви відкриваєте папку, Outlook показує всі елементи, що зберігаються в цій папці. Проте, клацнувши на кнопку Отбор діалогового вікна Сведения о представлении, можна відкрити діалогове вікно Отбор, у якому встановлюються умови, що визначають, які елементи будуть показані на екрані. Наприклад, ви можете вивести на екран у папці Входящие тільки повідомлення, що містять у тексті слово «манускрипт», чи тільки повідомлення, позначені як особливо важливі. Вибрані тут ті ж, що і в діалоговому вікні Расширенный поиск.
Клацнувши на кнопку Группировка в діалоговому вікні Сведения о представлении, ви відкриєте діалогове вікно Группировка, де можна групувати елементи за значенням в одному чи декількох полях, замість того щоб виводити їх одним списком. Наприклад, якщо згрупувати повідомлення в папці Входящие по полю Важность, то Outlook спочатку перерахує (в одній групі) повідомлення високої важливості, за ними (в іншій групі) — повідомлення звичайної важливості, а в третю групу потраплять маловажливі повідомлення. Усередині груп можна виділити додаткові групи. Усього можливі чотири рівні групування. Так, у попередньому прикладі в кожній групі можна згрупувати повідомлення за категоріями.
У Outlook є два способи сортування елементів у табличному представленні. По-перше, можна групувати елементи за значеннями в стовпцях. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою миші на заголовок стовпця і вибрати команду Группировать по этому полю з контекстного меню (мал. 9.). По-друге, можна вибрати команду Область группировки з цього меню (чи клацнути на кнопку Область группировки вгорі інформаційної області). Потім можна перетягнути один чи декылька заголовків стовпців в область групування, щоб згрупувати елементи по відповідному полю чи полях. Можна змінити порядок групування, переносячи імена полів в області групування.
Вибравши команду Категории з меню Правка, можна привласнити категорії елементам папок Outlook. Наприклад, ви можете присвоїти одним повідомленням категорію Деловые, а іншим — категорію Личные. Пізніше ви довідаєтеся, що категорію можна привласнити елементу при його створенні чи редагуванні. Потім можна сортувати, відбирати чи групувати елементи за категоріями. Ви можете також знайти і вивести на екран елементи визначеної категорії за допомогою команди Расширенный поиск, про яку буде розказано далі.
Докладніше про прийоми, описані тут, читайте в Справочной системе Outlook у розділах «Сортировка элементов», «Отбор элементов», «Группировка элемен¬тов» у книзі «Организация и просмотр элементов Outlook».
2.1.4. Відкриття, редагування, створення і видалення елементів Outlook
Кількість інформації, виведеної на екран в інформаційній області вікна Outlook для кожного елемента, залежить від поточного представлення й обраних вами параметрів представлення. Деякі представлення дають можливість вводити чи редагувати окремі поля безпосередньо в інформаційній області. Наприклад, у представленні День/Неделя/Месяц папки Кален¬дарь можна вводити і редагувати текст у поле Тема.
Щоб переглянути всю інформацію, що відноситься до елемента, і мати можливість відредагувати зміст кожного поля, необхідно відкрити елемент. Простіше всього — двічі на ньому клацнути. Можна також клацнути на елементі правою кнопкою миші і вибрати команду Открыть з контекстного меню чи ж клацнути на елементі, щоб виділити його, і натиснути клавіші Ctrl+О. Згодом цей елемент з'явиться на екрані в окремому вікні, названому формою, у якому ви можете бачити і редагувати будь-яку інформацію, що відноситься до елемента. У наступному розділі описані стандартні форми для різних типів елементів Outlook, таких як поштові повідомлення, зустрічі і задачі.
Ви можете створити елемент Outlook будь-якого типу, незалежно від відкритої в даний момент папки. Для цього виберіть тип елемента, що ви хочете створити, у підменю Создать меню Файл чи у меню, що розкривається при щиглику на стрілці поруч із кнопкою Создать. Це ліва кнопка на панелі інструментів Стандартная. Її значок і спливаюча підказка змінюється в залежності від відкритої папки (наприклад, «Создать сообщение» чи «Создать контакт»).

На мал. 10. показані кнопка Создать і її меню при відкритій папці Входящие. Зміст меню залежить від відкритої папки.
Можна також створити новий елемент, натиснувши відповідне сполучення клавіш. Сполучення клавіш перераховані в показаному вище меню. Зверніть увагу, однак, що тип елемента, створюваного при щиглику на кнопку Создать чи натисканні клавіш Ctrl+N, залежить від відкритої в даний момент папки. Наприклад, якщо відкрита папка, що містить поштові повідомлення (для прикладу, Входящие чи Ис¬ходящие), то створюється нове повідомлення; якщо відкрита папка Контакты, то створюється опис контакту; а якщо відкритий Дневник, то створюється новий запис щоденника. Щоб створити поштове повідомлення при відсутності відкритої поштової папки, натисніть клавіші Ctr+Shift+M.
Використання меню Действия
Ви можете додати новий елемент у відкриту папку, вибравши відповідну команду в меню Действия. Як правило, меню Действия надає більше можливостей, чим підменю чи кнопка Создать; але щоб ці можливості стали реальними, ви повинні колись відкрити відповідну папку. Наприклад, якщо відкрита папка Календарь, меню Действия дає можливість створити зустріч, подію, збори, чи повторні збори.
При створенні нового елемента відкривається порожня форма, яку варто заповнити. Коли ви введете інформацію і закриєте форму, новий елемент буде збережений у відповідній папці Outlook.
Якщо ви редагуєте існуючий елемент чи створюєте новий, ви використовуєте ті ж команди для введення, редагування, форматування тексту і перевірки орфографії, що і в додатку Word і в інших додатках Office. Докладніше про це розказано в Справочной системе Outlook у розділі «Форматирование текста и проверка орфографии».
Ви можете вставити елемент Outlook у поле іншого елемента. Для цього виберіть команду Объект із меню Вставка формы чи просто перенесіть елемент з іншої папки в поле. Вставити елемент у замітки можна тільки перенесенням.
Швидкий спосіб створення нового елемента з існуючого
Можна створити новий елемент на основі існуючого елемента з іншої папки. Для цього просто перенесіть елемент з однієї папки на ярлик іншої папки на панелі Outlook чи на назву папки в списку папок. Наприклад, перенесіть поштове повідомлення з папки Входящие на ярлик Контакты, ви створите контакт, що містить ім'я й електронну адресу відправника повідомлення. Перенісши елемент із папки Контакты на ярлик Входящие, можна створити повідомлення, адресоване даному об’єкту. (Потім ви введете тему і текст повідомлення.) Якщо потрібний вам ярлик, не виведений на екран, затримайте покажчик миші над кнопкою групи ярликів, щоб ця група відкрилася, чи ж перегляньте список ярликів.
Подібним чином можна вставити чи створити файл у деякі місця елемента Outlook. Для цього виберіть команду Файл із меню Вставка форми чи перенесіть ім'я файлу з Проводника Windows чи папки, показаної в Outlook, -у те поле, куди ви хочете його вставити. Як правило, файли вкладаються в поштові повідомлення. Докладніше про це розказано в наступному розділі. Не можна створити чи вставити файл у замітки.
Включення гіперпосилань в елементи Outlook
Гіперпосилання — це текст, що містить URL- чи електронну адресу. Клацнувши на гіперпосиланні, ви або відкриваєте в броузере Web-сторінку, або відправляєте поштове повідомлення, або виконуєте іншу дію, у залежності від типу адреси гіперпосилання. Можна вставити гіперпосилання в область тексту у формі повідомлення, чи контакту календаря. Для цього просто введіть повну URL-адресу (наприклад, http://www.kp.km.ua чи mailto: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript ), і Outlook автоматично конвертує його в гіперпосилання, виділивши блакитним кольором і підкреслливши. При створенні чи редагуванні повідомлення можна вставити гіперпосилання, вибравши команду Гиперссылка з меню Вставка форми повідомлення. Однак ця команда недоступна, якщо при створенні повідомлення ви користаєтеся форматом Rich Text чи Rain Text.
Копію елемента Outlook можна зберегти у файлі на диску. Для цього виділіть елемент в інформаційній області чи відкрийте його і виберіть команду Сохранить у меню Файл. Перед збереженням виберіть у списку Тип файла в діалоговому вікні Сохранение элемента потрібний формат.
Нарешті, можна експортувати папку Outlook цілком у файл на диску в довільному форматі, а також імпортувати дані з файлів різних типів (наприклад, з бази даних Access чи іншого файлу) у папку Outlook. Щоб експортувати чи імпортувати елементи, запустіть Мастер импорта и экспорта, вибравши команду Импорт и экспорт із меню Файл вікна Outlook.
2.1.5. Видалення елементів
Щоб видалити елемент із папки Outlook, виділіть його в інформаційній області вікна Outlook, клацнувши на ньому, а потім виберіть команду Удалить з меню Файл, чи клацніть на кнопку Удалить панелі інструментів, чи натисніть клавіші Ctrl+D. Якщо ви відкрили елемент, для видалення його клацніть на кнопку Удалить панелі інструментів форми чи натисніть клавіші Ctrl+D.
Одночасне видалення декількох елементів
Щоб швидко видалити групу елементів, виділіть їх усі в інформаційній області, а потім скористайтеся командою Удалить. Щоб виділити групу послідовних елементів, клацніть на першому з них, а потім на останньому, утримуючи натиснутою клавішу Shift. Щоб виділити непослідовні елементи, клацніть на кожному з них, тримаючи натиснутою клавішу Ctrl. Щоб виділити всі елементи в папці, виберіть команду Выделить все з меню Правка чи натисніть клавіші Ctrl+A. Ця команда доступна не у всіх папках.
При видаленні елемента він не віддаляється назовсім, а переміщається в папку Удаленные. Якщо ви хочете зовсім видалити елемент, ви повинні видалити його з папки Удаленные одним з описаних вище способів.
Можна також видалити відразу всі елементи з папки Удаленные. Для цього виберіть команду Очистить папку «Удаленные» з меню Сервис. Можна також настроїти Outlook на видалення всіх елементів з папки Удаленные при кожнім виході з програми. Для цього виберіть команду Параметры з меню Сервис, клацніть на вкладці Дополнительно й встановіть прапорець Очищать папку «Удаленные» перед выходом. Щоб побачити повідомлення перед остаточним видаленням, клацніть на кнопку Дополнительные параметры на вкладці Дополнительно й встановіть прапорець Выводить предупреждение перед удалением элемента.
Якщо ви хочите архівувати папки Outlook, то можете настроїти Outlook на видалення всіх елементів з папки Удаленные, які зберігаються там довше визначеного часу.
Архивування
Для наведення порядку в папках Outlook користуйтеся архивуванням. Архивування видаляє елементи з папок Outlook, або поміщаючи їх у файл архіву — окремий файл з Личных папок, — або остаточно видаляючи їх. Архивувати можна вручну чи ж автоматично через визначені проміжки часу. Про архивування розказано в Справочной системе Outlook у розділі «Архивация элементов».
Поки елемент залишається в папці Удаленные, ви можете повернути його в ту папку, відкіля він був вилучений. Для цього досить перетягнути елемент із папки Удаленные на ярлик потрібної папки на панелі Outlook чи ж на ім'я папки в списку папок. Якщо ярлик потрібної папки не показаний на екрані, установіть курсор миші над кнопкою групи ярликів, щоб відкрити цю групу, або проведіть його вище чи нижче, щоб прокрутити список ярликів.
2.1.6. Організатор
Цей засіб являє собою сторінку в Web-стилі, виведену окремо поверх інформаційної області. Воно використовується для роботи з елементами Outlook. Хоча при цьому ви не можете робити нічого такого, чого не могли б зробити за допомогою традиційних команд, але це альтернативний спосіб швидкого виконання багатьох задач. Наприклад, ви можете:
    переміщати виділені елементи з однієї папки в іншу (можна настроїти Outlook для автоматичного переміщення елементів деяких папок у майбутньому, відповідно до обраних правил — наприклад, відправляти всі повідомлення від вашого шефа в окрему папку);
    привласнювати елементам категорії (наприклад, «Деловые» чи «Личные») і створювати нові категорії;
    змінювати поточне представлення;
    застосовувати кольорове кодування до повідомлень, а також автоматично позначати, переміщати чи видаляти визначені типи повідомлень
Щоб скористатися Организатором, відкрийте папку, з якою збираєтеся працювати, і виберіть команду Организовать з меню Сервис чи клацніть на однойменній кнопку панелі інструментів Стандартная. Организатор відкривається окремо поверх інформаційної області. Можливості Организатора залежать від обраної папки. На мал. 11 Организатор для папки Контакты.

Щоб закрити Организатор, знову виберіть команду Организовать чи клацніть на однойменній кнопку панелі інструментів.
2.2. Робота з папками Outlook
У роботі описані папки Outlook, створені програмою Outlook за замовчуванням. Ви можете створювати додаткові папки для збереження визначених типів елементів Outlook. Наприклад, можна створити декілька папок для збереження збережених поштових повідомлень. Можна зберігати інформацію про ділові зустрічі в одній папці, а про неділові — в іншій.
2.3. Зміна панелі Outlook
Ви можите змінити як групи ярликів на панелі Outlook, так і ярлики в кожній з цих груп. Якщо панель Outlook відсутня на екрані, виберіть команду Панель Outlook з меню Вид.
Щоб додати нову групу, клацніть правою кнопкою миші де-небудь на панелі Outlook (але не на ярлику), а потім виберіть команду Добавить группу з контекстного меню. Щоб перейменувати групу, клацніть правою кнопкою миші на кнопку групи (це кнопка з ім'ям групи унизу чи вгорі панелі Outlook) і виберіть команду Переименовать группу з контекстного меню.
Щоб видалити групу, клацніть правою кнопкою на кнопку групи і виберіть команду Удалить группу.
Щоб додати в групу новий ярлик, відкрийте групу, виберіть команду Создать з меню Файл, а потім команду Ярлык для панели Outlook з підменю чи клацніть правою кнопкою миші на панелі Outlook (не на ярлику) і виберіть команду Ярлык для панелі Outlook з контекстного меню. Потім введіть необхідну інформацію в діалогове вікно Добавить к панели Outlook, що з'явиться на екрані.
Якщо у вас на екрані постійно відкритий список папок, то найпростіший спосіб додати ярлик — це перетягнути ім'я папки зі списку папок на панель Outlook. Якщо місце, куди ви хочете помістити ярлик, невидиме на екрані, потримайте курсор миші над кнопкою групи, щоб відкрити її, чи перемістіть його нагору чи вниз, щоб прокрутити список ярликів.
Щоб перейменувати ярлик, клацніть на ньому правою кнопкою миші, виберіть команду Переименовать ярлык з контекстного меню і введіть нове ім'я. Зверніть увагу, що перейменування ярлика не змінює папку, що відкривається при щиглику на ярлику, навіть якщо ви привласнюєте ярлику ім'я іншої папки.
Щоб видалити ярлик з панелі Outlook, клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть з контекстного меню команду Удалить з панелі Outlook. Зверніть увагу, що видалення ярлика не приводить до видалення папки, до якої він відноситься. Якщо ви остаточно видалили папку, краще видалити і ярлик з панелі Outlook, оскільки автоматично він не видаляється. Якщо ярлик залишиться, щиглик на ньому приведе тільки до появи повідомлення про помилку.
Нарешті, можна перемістити чи скопіювати ярлик з його поточного місця розташування в інше. Щоб перемістити ярлик на інше місце в тій же групі, просто перетягніть його. Щоб перемістити його в іншу групу, перетягніть його на кнопку цієї групи, почекайте, поки група відкриється, і помістіть ярлик у потрібну позицію. Щоб скопіювати ярлик, тримайте при перенесенні натиснуту клавішу Ctrl.
Щоб змінити розмір ярликів, клацніть правою кнопкою миші де-небудь на панелі Outlook (не на ярлику) і виберіть з контекстного меню команду Крупные значки чи Мелкие значки.
2.4. Пошук елементів Outlook та файлів
Найпростіший спосіб знайти визначений елемент Outlook — скористатися засобом пошуку, що за зовнішнім виглядом нагадує Web-сторінку. Засіб пошуку виводиться на екран в окремій області вище інформаційної області. Насамперед відкрийте папку Outlook, що містить елементи потрібного вам типу. (Засіб пошуку не використовується для пошуку папок з файлами. Для пошуку файлів вам буде необхідний розширений пошук, про що піде мова далі.) Наприклад, якщо ви хочете знайти якесь поштове повідомлення, відкрийте папку Входящие чи іншу поштову папку; якщо ви шукаєте інформацію про визначений контакт, відкрийте папку Контакты. Потім виберіть команду Найти в меню Сервис чи клацніть на кнопку Найти панелі інструментів Стандартная. Відкриється область пошуку, показана на мал. 12 (при відкритій папці Контакты).
Коли ви клацаєте на кнопку Найти, Outlook починає шукати в папці елементи, що містять зазначений вами текст, і виводить усі знайдені елементи на екран нижче області пошуку у виді таблиці, переключаючи при необхідності в табличне представлення. На екрані також з'являються перемикачі Сброс, що дає можливість почати новий пошук, і Расширенный поиск, включивши який ви відкриваєте діалогове вікно Расширенный поиск (мал. 13).


Щоб закрити область пошуку, знову виберіть команду Найти з меню Сервис чи клацніть на однойменній кнопку панелі інструментів Стандартная. При цьому відновиться первісне представлення (якщо програма переключилася в табличне представлення при показі результатів пошуку), і на екрані з'являться всі елементи, що входять у папку.
Розширений пошук
Якщо клацнути на кнопку Расширенный поиск у верхньому правому куті області пошуку (чи установити перемикач Расширенный поиск після отримання результатів пошуку), відкриється діалогове вікно Расширенный поиск. Його можна відкрити й у тому випадку, якщо область пошуку неактивна — виберіть команду Расширенный поиск з меню Сервис, чи натисніть клавіші Ctrl+Shift+F, чи клацніть правою кнопкою миші на ярлику панелі Outlook і виберіть команду Расширенный поиск з контекстного меню. Якщо ви переглядаєте папку з файлами, команда Расширенный поиск недоступна, і вам потрібно скористатися іншими методами пошуку. Відкрити діалогове вікно Расширенный поиск можна в будь-який час, навіть якщо програма Outlook не працює. Для цього клацніть на кнопку Пуск панелі задач Windows, виберіть команду Поиск з головного меню, а потім команду Работа с Microsoft Outlook з підменю (мал. 14).

Переваги використання діалогового вікна Расширенный поиск перед звичайним пошуком у тому, що ви можете вести пошук у декількох папках, уточнювати критерії пошуку, а також шукати файли. Діалогове вікно Расширенный поиск дає можливість шукати як елементи Outlook, так і файли в папках на локальних і мережних дисках.
Крім того, ще ви можете шукати елементи в декількох папках Outlook, або елементи визначеного типу (повідомлення, контакти, записи щоденника і т.п.), або елементи будь-якого типу. Наприклад, можна шукати в папці Входящие повідомлення від визначеного обличчя. А можна шукати у всіх папках Outlook елементи будь-якого типу, що відносяться до визначеної категорії, наприклад Деловые чи Личные.
Подібним чином можна шукати файли в декількох папках. Ви можете шукати файли визначеного типу (наприклад, документи Word чи Excel) чи файли будь-якого типу. Наприклад, можна шукати всі документи Word на твердому диску, що містять визначені слова.
Коли ви шукаєте елементи Outlook чи файли, то можете застосовувати безліч критеріїв пошуку. На мал. 15. показані способи використання діалогового вікна Расширенный поиск.

Зверніть увагу, що критерії пошуку, що пропонуються на вкладках цього діалогового вікна, залежать від обраного вами типу чи елемента файлу.
Після того як ви клацнете на кнопку Найти і пошук буде закінчений, Outlook покаже всі знайдені елементи чи файли в списку в нижній частині діалогового вікна Расширенный поиск. Ви можете відкрити елемент Outlook чи файл, двічі клацнувши на ньому. Можна також зберегти всі критерії, використані в пошуку, вибравши команду Сохранить набор з меню Файл діалогового вікна, а потім ввівши ім'я файлу, у якому ви хочете зберегти критерії пошуку. Цей файл буде мати розширення .oss. Пізніше ви зможете легко провести пошук за тими ж критеріями, вибравши команду Открыть условия поиска в меню Файл і ввівши ім'я файлу.
Зверніть увагу, що діалогове вікно Расширенный поиск можна залишити відкритим при роботі в основному вікні Outlook. Більш повна інформація про засоби пошуку в Outlook подана в Справочной системе Outlook у розділі «Поиск элементов».
2.5. Друк інформації, що зберігається в папках Outlook
Ви можете роздрукувати будь-яку інформацію, що зберігається в папках Outlook. Наприклад, можна надрукувати повідомлення з папки Входящие, розклад дня з папки Календарь чи інформацію про контакт із папки Контакты. У Outlook є декілька способів друку. Нижче описаний основний процес, що підходить для інформації будь-якого типу, яка зберігається в Outlook.
1. Відкрийте папку, що містить інформацію, що ви хочете надрукувати.
2. Якщо ви хочете надрукувати декілька визначених елементів — наприклад, повідомлення з папки Входящие, — виділіть ці елементи. Щоб виділити елемент, клацніть на ньому. Щоб виділити кілька елементів, тримайте натиснутою клавішу Ctrl, клацаючи на кожному наступному елементі.
3. Виберіть команду Печать з меню Файл чи натисніть клавіші Ctrl+P, відкривши тим самим діалогове вікно Печать (мал. 16).

4. У списку Стиль печати в центрі діалогового вікна виберіть стиль друку, тобто спосіб організації інформації на друкованому аркуші і рівень зображення деталей.
5. Якщо ви хочете змінити обраний стиль друку, клацніть на кнопку Параметры страницы, щоб відкрити діалогове вікно Параметры страницы, у якому ви можете визначити шрифт, розмір паперу, колонтитули й інші характеристики сторінок. Якщо ви хочете змінити один зі стилів друку за замовчуванням чи створити свій стиль, клацніть на кнопку Определить стили.
6. Можна зміните при необхідності інші параметри друку. Які параметри будуть вам доступні, залежить від того, яка папка була попередньо відкрита і які елементи в ній обрані. Наприклад, якщо була відкрита папка Контакты, можна встановити, чи друкувати інформацію про всі контакти чи тільки про виділені вами контакти.
7. Щоб подивитися, як будуть виглядати надруковані сторінки при обраних параметрах, клацніть на кнопку Предварительный просмотр. Завершивши перегляд, клацніть на кнопку Печать у вікні попереднього перегляду, щоб повернутися в діалогове вікно Печать.
8. Щоб почати друк, клацніть на кнопку ОК діалогового вікна Печать.
Додаткову інформацію можна знайти в розділі Печать Справочной сис¬темы Outlook.
Контрольні запитання
1.     Як можна змінювати різні способи представлення інформації в Outlook?
2.    Як відкрити вікно Сведения о представлении?
3.    Які операції можна роботи з стовпцями?
4.    Як сортувати елементи в стовпцях?
5.    Як створити новий елемент Outlook?
6.    Як удалити елемент?
7.    Як і для чого використовується команда Группировать по этому полю із контекстного меню?
8.    Які параметри встановлюються кнопкою Поле із контекстного меню?
9.    Як і для чого використовується організатор?
10.    Як додати нову групу в панель Outlook?
11.    Як перейменувати ярлик?
12.    Найпростіший пошук інформації в Outlook.
13.    Розшириний пошук.
14.    Друк інформації, що зберігається в папках Outlook.
3.    Робота з повiдомленнями, контактами та iншими видами iнформацii за допомогою Outlook
Тепер, коли ви освоїли загальні методи використання Microsoft Outlook 2000, пора вивчити прийоми роботи з кожним з видів інформації, що зберігається в Outlook. У розділі «Знайомство з Microsoft Outlook» розповідалосб, що в кожній з папок Outlook містяться елементи визначеного типу. З цього розділу ви дізнаєтесь, як працювати з папкою Входящие й іншими поштовими папками, де зберігаються повідомлення й інші елементи. Тут продовжується обговорення прийомів роботи з різними видами інформації, що може зберігатися в Outlook. Як уже було раніше сказано, інформація в Outlook розташовується в папках. У цьому розділі піде мова про те, як працювати з папкою Контакты, у якій зберігається інформація про ділові й особисті контакти; Ви також довідаєтеся, як за допомогою Outlook працювати з файлами на локальних чи мережних дисках і відкривати Web-вузли.
Приведені в цьому розділі інструкції мають на увазі, що ви відкрили відповідну папку Outlook. Наприклад, під час обговорення контактів ми вважаємо, що ви відкрили папку Контакты. У протилежному випадку деякі команди і кнопки панелей інструментів можуть виявитися недоступними.
3.1. Входящие та інші поштові папки
Папки, створювані Outlook за замовчуванням — Входящие, Черновики, Отправленные і Исходящие, — використовуються для роботи з елементами пошти. До цієї категорії елементів відносяться поштові повідомлення, що пересилаються через місцеву мережу чи через Інтернет, факсимільні повідомлення, отримувані за допомогою факс-модему, обговорення і навіть файли документів Microsoft Office. У даному підрозділі термін повідомлення буде відноситися як до поштових, так і до факсимільних повідомлень.
Всі отримані повідомлення, розміщенні в папці Входящие сообщения, що ви записали і зберегли, але не відправили, звичайно знаходяться в панці Черновики, копії усіх відправлених повідомлень зберігаються в папці Отправленные, а в папці Исходящие розташовуються повідомлення, що будуть відправлені найближчим часом.
Для роботи з наступними розділами книги вам необхідно відкрити папку Входящие чи іншу поштову папку (Черновики, Исходящие чи Отправленные).
3.1.1. Зчитування повідомлень
Як ви дізналися з розділу «Установка Outlook», при установці Outlook ви можете обновити наявну поштову програму. Ви можете також користатися наявним профілем користувача (який був установлений, можливо, для попередньої версії Outlook), а також вхідними в нього настроюваннями пошти. У будь-якому випадку після установки ви можете відразу ж отримати доступ до повідомлень, що зберігаються у вас, а також відправляти й отримувати повідомлення через вашого провайдера.
Однак якщо ви не можете обновити поштову програму чи у вас не встановлений профіль користувача, або ж ви хочете змінити поштову службу, вам потрібно включити відповідну поштову службу в профіль користувача. У розділі «Інформаційні служби і конфігурації» обговорюються інформаційні служби, пояснюється, як додавати їх у профіль користувача, наведений опис стандартних інформаційних служб Outlook.
Якщо ви відправляєте й отримуєте пошту через постачальника послуг Інтернету, що використовує стандартні поштові протоколи SMTP і РОРЗ, ви можете скористатися інформаційною службою Internet E-Mail. Наприклад, якщо ви є передплатником Microsoft Network, ви можете використовувати Internet E-Mail версії 2.5 і вище.
Не забудьте, що діалогове вікно Службы, яке відкривається при виборі команди Службы з меню Файл програми Outlook, дозволяє змінити параметри доставки повідомлень і обробки адрес. На вкладці Доставка ви можете змінити папку, в якый містяться вхідні повідомлення. А на вкладці Обработка адресса можна змінити спосіб використання адресної книги при відправленні повідомлень.
Якщо ви вибрали установку Outlook «Только Интернет», то щиглик на кнопку Отправить/Получить чи натискання клавіші F5 приведе до завантаження повідомлень для всіх облікових записів, для яких встановлений прапорець Использовать данную учетную запись для получения почты и синхронизации. Цей прапорець можна встановити, якщо вибрати команду Учётные записи з меню Сервис, виділити обліковий запис на вкладці Почта, клацнути на кнопку Свойства і перейти на вкладку Общие діалогового вікна Свойства..
При установці Outlook «Только Интернет» програма не використовує інформаційні служби і профілі користувача. Замість цього ви обмінюєтеся поштовими і факсимільними повідомленнями за допомогою облікових записів.
Якщо при установці Outlook ви не обновили попередню поштову програму, то ви повинні настроїти облікові записи для відправлення й одержання повідомлень. Коли ви вперше запускаєте Outlook, Майстер з'єднання з Інтернетом (який запускається після Майстра установки Outlook 2000) допомагає вам настроїти облікові записи для вашого поштового провайдера. Ви можете в будь-який момент додати, видалити чи змінити облікові записи. Для цього потрібно вибрати команду Учётные записи з меню Сервис і клацнути на вкладці Почта чи ж клацнути на значку Почта панелі керування Windows.
Для відправлення чи отримання факсимільного повідомлення при установці Outlook у варіанті «Только Интернет» ви користуєтеся вмонтованою програмою для факсимільних повідомлень за назвою Symantec WinFax Starter Edition. Коли ви в перший раз запустите Outlook, майстер надасть вам необхідну інформацію і настроїть облікові записи для відправлення й отримання факсимільних повідомлень.
Ви можете змінити спосіб використання облікових записів. Виберіть команду Параметры в меню Сервис і клацніть на вкладку Доставка пошти. Наприклад, ви можете установити час відправлення й отримання поштових повідомлень. Клацнувши на кнопку Учётные записи, ви зможете додати, видалити чи змінити облікові записи. Щоб змінити настроювання факсу, клацніть на вкладці Факс діалогового вікна Параметры. Наприклад, ви зможете задати автоматичне отримання факсимільних повідомлень.
Нарешті, при установці «Только Интернет» ви зможете настроїти службу каталогів. Служба каталогів — це база даних електронних адрес, що забезпечує постачальник послуг Інтернету. Вона доступна завдяки протоколу LDAP.
Обліковий запис служби каталогів дозволяє вам автоматично перевіряти адреси вихідних поштових повідомлень, а також шукати інформацію. Для цього потрібно вибрати команду Поиск у Главном меню Windows, а потім команду Людей з підменю. При установці Outlook за замовчуванням встановлюється також декылька служб каталогів. Щоб змінити, видалити чи додати нові облікові записи, виберіть команду Учётные записи з меню Сервис, а потім клацніть на вкладці Служба каталогов.
Додаткову інформацію про керування поштою і факсом при установці «Только Интернет» можна знайти в Справочной системе, розділ «Особенности установки Только Интернет».
Однак якщо ви відправляєте чи отримуєте пошту через телефонну лінію, вам, як правило, необхідно дати команду, щоб з'єднатися з провайдером і завантажити поштові повідомлення в папку Входящие. Для цього Outlook має декілька способів. Найпростіший з них — клацнути на кнопку Отправить/Получить панелі інструментів Стандартная чи натиснути клавішу F5. При цьому Outlook завантажить усі повідомлення, що очікували вас, (і відправить повідомлення, наявні в папці Исходящие). Повідомлення будуть завантажені з усіх служб, що у даний час для цього призначені. Щоб підключити поштову службу, виберіть команду Параметры з меню Сервис, клацніть на вкладці Почтовые служби діалогового вікна Параметры й у списку Проверять новые сообщения на информационных службах відзначте ті служби, що ви хочете використовувати.
Користування спеціальною поштовою службою
Якщо у вас у конфігурації є декілька поштових служб, ви можете отримати чи відправити повідомлення через одну з них (незалежно від того, які з них обрані на вкладці Почтовые службы). Для цього виберіть команду Отправить/Получить з меню Сервис, а потім ім'я служби з підменю. Якщо в цьому підменю вибрати команду Все учетные записи — це все рівно що клацнути на кнопку Отправить/Получить панелі інструментів чи натиснути клавішу F5.
Інший спосіб отримання поштових повідомлень через телефонну лінію — використання Мастера удаленного доступа. Цей майстер дає можливість вибрати визначену поштову інформаційну службу (якщо їх у вас декілька). Крім того, ви можете завантажити спочатку тілько заголовки повідомлень, потім виділити визначені повідомлення і, нарешті, завантажити повний текст тільки виділених повідомлень. Щоб запустити Мастера удаленного доступа, виберіть команду Удаленный доступ з меню Сервис, а потім у підменю виберіть команду Подключиться к серверу. Докладніше про використання Мастера удаленного доступа й інших засобів вилученого доступу можна прочитати в Справочной системе Outlook, у розділі «Использование удаленного доступа ».
Установка Outlook «Только Интернет» за рядом параметрів керування поштою відрізняється від установки «Корпоративная и для рабочих групп».
У вас є більше можливостей контролю за процесом відправлення й отримання повідомлень. Наприклад, якщо обмін поштою йде через мережу, ви можете вибрати команду Параметры з меню Файл, клацнути на вкладці Доставка почты й установити прапорці Отправлять сообщения немедленно чи Проверять новые сообще¬ния каждые..., щоб програма Outlook автоматично завантажувала вхідні повідомлення і відправляла вихідні через визначені проміжки часу. Якщо обидва прапорці зняті (чи якщо ви отримуєте пошту через телефонну лінію), обмін поштою не буде відбуватися, поки не клацнете на кнопку Отправить/ Получить не виберете відповідну команду.
•    Відсутній Мастер удаленного доступа.
•    Є набір команд для доступу до папок ІМАР, якщо встановлена поштова служба ІМАР.
Завантажуйте пошту автоматично
Ви можете настроїти поштову програму на автоматичне завантаження пошти через однакові проміжки часу. Наприклад, якщо ви користуєтеся службою Internet E-Mail, то для настроювання вам належить вибрати команду Параметры з меню Сервис і клацнути на вкладку Электронная почта Интернета.
Коли у вашій папці Входящие з'являються нові повідомлення, Outlook показує значок у вигляді конверта в правому кінці панелі задач Windows.
1 — вказує, що в папці Входящие з'явилися нові повідомлення.
Outlook може звертати вашу увагу на отримання нових повідомлень вікном повідомлення, звуком чи зміною форми покажчика миші. Щоб на екран виводилося вікно повідомлення, виберіть команду Параметры з меню Сервис, клацніть на кнопку Параметры почты на вкладці Настройки й встановіть прапорець Показывать уведомляющее сообщение при новом поступлении, що повідомляє, про нове надходження в діалоговому вікні Параметры электронной почты. Якщо ви хочете використовувати як сигнал, звук чи зміну покажчика миші, клацніть на кнопку Дополнительные параметры в цьому ж вікні.
Щоб прочитати нові повідомлення, відкрийте папку Входящие (для цього можна двічі клацнути на значку конверта на Панели задач Windows), і ви побачите список нових повідомлень разом із уже прочитаними повідомленнями, що зберігаються в папці Входящие (мал. 17).

На мал. 17 показана папка Входящие в представленні Сообщения, тобто повідомлення розташовуються у виді таблиці, кожен стовпець якої показує окреме поле інформації про повідомлення. Ці поля зазначені на мал. 18.
Щоб прочитати повідомлення, виділите його щигликом, і зміст повідомлення з'явиться в області перегляду. Якщо область перегляду отсутствует, виберіть команду Область перегляду в меню Вид.
Повідомлення можна також прочитати, двічі клацнувши на ньому і відкривши у формі повідомлення. У формі, крім змісту повідомлення, маються команди для відповіді на нього чи пересилання, печатки, переміщення в іншу папку, чи видалення додавання позначки. У формі повідомлення можна також відкрити інші повідомлення, створити нові чи повідомлення виконати інші дії, як показано на мал. 19. Зверніть увагу, що вид і можливості форми повідомлення міняються в залежності від формату повідомлення й обраних вами параметрів.

3.1.2. Відправлення повідомлень
Ви можете відповісти на повідомлення чи переслати його, а також відправити нове повідомлення. Щоб відповісти чи переслати повідомлення, насамперед виділіть повідомлення в папці Входящие (чи іншій поштовій папці, де воно зберігається), а потім клацніть на одну із трьох кнопок панелі інструментів Стандартная (чи виберіть одну з відповідних команд меню Действия).
Якщо ви клацаєте на кнопку Ответить, нове повідомлення буде послано відправнику виділеного повідомлення. Якщо ви клацнете на кнопку Ответить усім, повідомлення буде послано відправнику і всім адресатам виділеного повідомлення (як бачите, повідомлення може бути відправлено не одній особі). Якщо ви використовуєте кнопку Переслать, то копія виділеного повідомлення буде відправлена обраними вами адресатам.

Щоб відправити нове поштове повідомлення, виберіть команду Создать сообщение з меню Действия чи натисніть клавіші Ctrl+N.
Зверніть увагу, що ви можете також відповісти на повідомлення, відкрите у формі повідомлення, чи переслати його, а також створити нове повідомлення, використовуючи команди меню форми (мал. 19).

Коли ви відповідаєте чи пересилаєте повідомлення або ж створюєте нове, Outlook відкриває форму повідомлення, у якій ви складаєте повідомлення, як
показано на мал. 20. Зверніть увагу, що форма повідомлення, показана на мал. 20, схожа па форму, в якій ви переглядаєте отримані повідомлення (див. мал. 19). Основна різниця в тому, що форма для відправлення повідомлень містить текстові поля, куди ви вводите інформацію (наприклад, адресата і тему повідомлення). Не забудьте, що вид і можливості форми повідомлення залежать від формату повідомлення.
Коли ви працюєте над повідомленням, Outlook зберігає копію повідомлення кожні три хвилини в папці Черновики. Ви можете перепризначити папку, в якій зберігаються невідправлені повідомлення, а також змінити частоту автоматичного збереження. Для цього виберіть команду Параметры з меню Сервис, клацніть на кнопку Параметры почты вкладки Настройки, а потім клацніть на кнопку Дополнительные параметры.
3.1.3. Вибір фррмату та редагування повідомлень
В Outlook можна читати і писати повідомлення в трьох різних форматах: HTML (мова розмітки гіпертексту, формат, застосовуваний у Web-сторінках), формат RTF Microsoft Outlook (при якому зберігається форматування символів) і звичайний текст. Якщо ви відповідаєте чи пересилаєте повідомлення, використовується формат вихідного повідомлення. Якщо ж ви створюєте нове повідомлення, то маєте можливість вибрати формат.
Щоб встановити формат за замовчуванням для всіх нових повідомлень, виберіть команду Параметры з меню Сервис, клацніть на вкладку Формат листа і виберіть формат зі списку, що розкривається, Отправлять в формате.
Якщо у вас встановлено Microsoft Word, ви можете встановити прапорець Использовать Microsoft Word как редактор сообщений, щоб замість вмонтованого редактора повідомлень Outlook користуваатися при створенні нових повідомлень цим текстовим редактором. Word буде створювати повідомлення у форматі, обраному вами в списку Отправлять в формате. Всі отримані повідомлення також будуть відкриватися в Word, за винятком повідомлень у HTML-форматі (вони завжди відкриваються в редакторі Outlook).
Ви можете задати спеціальний формат для конкретного створюваного повідомлення. Для цього виберіть команду Новое сообщение за допомогою меню Действия, а потім — один з варіантів у підменю. Якщо ви вибираєте варіанти Обычный текст, формат RTF Microsoft Outlook чи HTML (без бланку), повідомлення буде створено у відповідному форматі за допомогою Word (якщо цей додаток обраний як редактор повідомлень за замовчуванням) чи за допомогою вмонтованого редактора Outlook. Якщо ви вибираєте варіант Microsoft Word (формат) — де формат означає обраний за замовчуванням формат повідомлень (звичайний текст, формат RTF Microsoft Outlook чи HTML) — повідомлення буде в будь-якому випадку створено за допомогою Microsoft Word у зазначеному форматі.
Можна також відправити поштою документ Microsoft Office. Для цього виберіть команду Новое сообщение за допомогою з меню Действия, вкажіть у підменю варіант Microsoft Office і уточніть тип документа, що хочете створити, у наступному підменю. Ви можете створити сторінку даних Microsoft Access, лист Microsoft Excel, слайд Microsoft PowerPoint чи документ Microsoft Word. Буде запущений відповідний додаток Office і відкритий новий документ із розташованим нагорі заголовком повідомлення. Заголовок містить поля для інформації про адресата і тему (мал. 20). Після того як ви створите повідомлення і заповните поля заголовка, клацніть на кнопку Отправить в заголовку, щоб конвертувати документ у HTML-формат і відправити його за допомогою Outlook, за аналогією повідомленню, створеному в Outlook.
Як правило, якщо ви відповідаєте чи пересилаєте повідомлення, то велике текстове поле у формі повідомлення спочатку містить текст вихідного повідомлення. При цьому ваш адресат отримує копію того повідомлення, на яке ви відповідаєте.
У це ж поле ви можете ввести свою відповідь чи додати коментарі (при пересиланні повідомлення). Однак помітьте, що ви самі вибираєте, чи включати текст вихідного повідомлення при відповіді чи пересиланні, а також визначаєте формат цього тексту. Для цього потрібно вибрати команду Параметры з меню Сервис, клацнути на кнопку Параметры почты вкладки Настройки й встановити потрібні параметри в розділі При ответах и пересылках діалогового вікна Парамет¬ры электронной почты.
На мал. 20 показана форма повідомлення, створеного в HTML-форматі. При створенні повідомлення у форматі HTML форма містить деякі команди форматування, недоступні для інших форматів. Наприклад, ви можете вибрати команду Горизонтальная линия чи клацнути на кнопку Вставка.
Вставити горизонтальну рису панелі інструментів Форматирование, щоб розділити текст горизонтальною лінією. Можна вибрати в меню Вставка команду Рисунок, щоб у текст повідомлення ввести графічне зображення. Можна змінювати формат різних елементів повідомлення, застосовуючи до них стандартні стилі (наприклад, Заголовок 1 чи Маркированный список) з підменю Стиль меню чи Формат зі списку Стиль панелі інструментів Форматирование. Якщо ви виберете команду Фон з меню Формат, то зможете змінити колір фону, на якому відображається текст, чи ввести туди малюнок.
3.1.4. Використання бланків
Якщо ви користуєтеся HTML-форматом (див. попереднэ урізання), то можете додати повідомленню більш привабливий зовнішній вигляд, створивши його на основі бланка HTML. При використанні бланка в повідомлення відразу додаються кольори і малюнки тла, а також текст. Створюючи повідомлення за допомогою бланка, можна при бажанні настроїти ці елементи, а також ввести власний текст.
Однак пам’ятайте, що деякі адресати не зможуть прочитати повідомлення у форматі HTML (для цього і поштовий сервер, і програма читання пошти повинні підтримувати HTML-формат, що буває не завжди). Як правало, адресат, чия поштова система не підтримує HTML, отримує повідомлення у виді звичайного тексту. Тому, перед тим, як витрачати сили на створення вишуканих зовнішніх ефектів, відправте декілька текстових повідомлень, щоб визначити, чи може ваш адресат читати повідомлення в HTML-форматі.
Ви можете вибрати бланк, що буде за замовчуванням використовуватися при створенні всіх нових повідомлень. Для цього виберіть команду Параметры з меню Сервис, перейдіть на вкладку Формат листа і переконаєтеся, що в списку Отправлять в формате обраний варіант HTML і що прапорець Использовать Microsoft Word как редактор сообщений знятий. (Word не дозволяє використовувати бланки Outlook.) Потім на цій же вкладці в розділі Шрифты и бланки виберіть ім'я бланка в списку, що розкривається. Щоб створювати повідомлення в HTML-форматі без бланка, виберіть у цьому списку варіант нет. Якщо ви клацнете на кнопку Выбор бланка, то отримаєте можливість переглядати вигляд бланків, редагувати їх, видаляти, створювати нові бланки чи завантажувати їх з Web-вузла Microsoft (для цього потрібно клацнути на кнопку Дополнительные бланки).
Якщо вам знадобиться інший бланк, то для створення нового повідомлення потрібно вибрати команду Новое сообщение за допомогою в меню Действия, а потім вибрати бланк із підменю.
Зверніть увагу, що обраний бланк — чи команда HTML (без бланка) — дозволяє створити повідомлення у форматі HTML, навіть якщо за замовчуванням у вас обраний інший формат; у залежності від обраного за замовчуванням редактора буде запущений Microsoft Word чи редактор повідомлень Outlook.
Якщо ви відправляєте чи отримуєте поштові повідомлення через мережу, при щиглику па кнопку Отправить у формі повідомлення відправлення повідомлення, як правило, відбувається негайно.
Однак якщо ви відправляєте й отримуєте поштові повідомлення через телефонну лінію, то при щиглику на кнопку Отправить копія повідомлення переміститься в папку Исходящие. Відправлення повідомлення не відбувається, поки ви не виберете команду Отправить з меню Сервис, щоб з'єднатися з поштовою службою і завантажити всі повідомлення з папки Исходящие. Сообщения з папки Исходящие також відправляються, якщо ви вибираєте кожну з команд для відправлення й отримання повідомлень — наприклад, клацаєте на кнопку Отправить/Получить панелі інструментів Стандартная, натискаєте клавішу F5, вибираєте команду з підменю Отправить/Получить меню чи Сервис запускаєте Мастер удаленного доступа. Ці команди описані в розділі «Зчитування повідомлень». Нарешті, повідомлення з папки Исходящие можуть бути відправлені автоматично, якщо ви настроїли поштову інформаційну службу на обмін поштою у визначений час.
3.1.5. Вкладення файлу в поштове повідомлення
Вкладення файлу в поштове повідомлення являє собою найпростіший спосіб пересилання документа Office, файлу даних іншого типу чи програми. Щоб вкласти файл у поштове повідомлення, виберіть команду Файл у меню Вставка формы сообще¬ния чи клацніть на кнопку Добавить файл панелі інструментів Стандартная. Потім у діалоговому вікні Вставка файлу виберіть файл і визначте параметри вкладення в нижній частині вікна.
Ви можете також просто перетягнути файл із Проводника Windows чи іншого вікна у велике текстове поле форми повідомлення. Вкладений файл буде представлений значком у тексті чи повідомлення в окремій області в нижній частині форми.
Якщо ви отримати повідомлення, що містить вкладення, ви можете відразу ж відкрити вкладений файл. Для цього потрібно відкрити повідомлення і двічі клацнути на значку вкладення. Або ж просто виділіть повідомлення і клацніть на значку у вигляді скрепки у верхньому правому куті області перегляду, а потім виберіть ім'я вкладеного файлу з розкритого меню. Вам знадобиться програма, що відкриває файли даного типу.
Ви можете не відкривати вкладений файл, а зберегти його в окремому файлі на диску. Для цього виберіть команду Сохранить вложения з меню Файл форми повідомлення чи перетягніть значок вкладення в потрібну папку в Проводнику Windows. Або ж ви можете виділити повідомлення, вибрати команду Сохранить вложение в меню Файл вікна Outlook, вибрати ім'я вкладеного файлу з підменю і вибрати папку для розміщення файла.
Як правило, поштовий сервер Інтернету кодує вихідні бінарні вкладені файли і робить декорацію вхідних файлів, так що вам не приходиться про це думати. Однак деякі сервери не кодують вихідні вкладення, а інші – не не роблять декорацію вхідних вкладеннь деяких форматів.
3.1.6. Організація повідомлень
Коли ваша папка Входящие почне заповнюватися повідомленнями, вам, можливо захочеться навести в ній порядок, наприклад, видалити чи заархивувати старі повідомлення. Про те, як це зробити, розказано в розділі «Видалення елементів».
Можливо, ви захочете зберігати деякі повідомлення в іншій папці. Наприклад, створіть папку під назвою Сохраненные письма, а потім переміщайте в цю папку ті повідомлення, які хочете зберегти. Щоб створити нову папку, користуйтеся інструкціями з розділу «Работа с папками Outlook». У діалоговому вікні Новая папка простеж те, щоб у списку Содержимое папки був обраний варіант Элементы типу Почта. Якщо ви хочете створити для нової папки ярлик на панелі Outlook, користуйтесь вказівками з розділу «Изменение панели Outlook».
Нижче описано, як перемістити декілька повідомлень з папки Входящие в іншу папку. Зверніть увагу, що цим же способом можна переміщати елементи Outlook інших типів:
1. Виділіть в папці Входящие (чи в іншій папці) повідомлення (чи інші елементи), що хочете перемістити. Щоб виділити декілька повідомлень, тримайте натиснутою клавішу Ctrl, клацаючи на кожну з них.
2. Клацніть на кнопку Переместить в папку панелі інструментів Стандартная й у розкритому меню виберіть команду Переместить в папку.
Ви можете також вибрати команду Переместить в папку з меню Правка чи натиснути клавіші Ctrl+Shift+V. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно Перемещение элементов (мал. 21).

У відкритому меню Переместить в папку панелі інструментів Стандартная перераховані папки, в які ви переміщали елементи недавно. Ви можете прискорити процес, вибравши одну з цих папок, не відкриваючи діалогового вікна.
3. Якщо у вас немає придатної папки, можете створити її зараз, клацнувши на кнопку Создать.
4. Виберіть папку в списку діалогового вікна Перемещение элементов і клацніть на кнопку ОК.
Щоб скопіювати елемент в іншу папку, не переміщаючи його, виберіть у меню Правка команду Копировать в папку.
Прискорте процес копіювання і переміщення
Щоб швидко скопіювати чи перемістити елемент, виділіть його у вікні Outlook і виконаєте одну з наступних дій:
•    Виберіть команду Вырезать з меню Правка, щоб перемістити елемент, чи команду Копировать, щоб скопіювати його, відкрийте потрібну папку і виберіть команду Вставить з меню Правка.
•    Натисніть клавіші Ctrl+X, щоб перемістити елемент, чи Ctrl+C, щоб скопіювати його, відкрийте потрібну папку і натисніть клавіші Ctrl+V для вставки елемента.
•    Перетягнете елемент на ярлик потрібної папки на панелі Outlook. Щоб при цьому скопіювати елемент, тримаєте натиснутої клавішу Ctrl. Якщо ярлик потрібної папки не видний на екрані, затримаєте покажчик миші над кнопкою групи, щоб відкрити цю групу, чи підведіть його до верхнього чи нижнього краю панелі, щоб прокрутити список.
Для наведення порядку можна також скористатися Организатором. Основні інструкції з його використання приведені в розділі «Организатор». Цей інструмент містить дві сторінки, доступні тільки для поштових папок:
•    сторінка По цвету дозволяє в поточному представленні виділити визначені повідомлення кольором  (мал. 22);
•    сторінка Нежелательные письма дає можливість автоматично відзначати кольором, чи переміщати видаляти небажані поштові повідомлення чи повідомлення типу «только для взрослых», що надходять у папку Входящие (щоб видалити подібні повідомлення, досить перемістити їх у папку Удаленные — мал. 23).
Як вдосконалити добір небажаних листів
Outlook ідентифікує небажані повідомлення і повідомлення з «дорослим» змістом за ключовими фразами (наприклад, «старше 18 лет»). Ви можете також додати в список небажаних електронних адрес. Будь-яке повідомлення, що приходить з адреси, зазначеної в списку, буде ідентифіковано як небажане чи «доросле», незалежно від змісту. Ці списки порожні доти, поки ви не додасте туди хоча б одну адресу. Щоб швидко додати адресу отриманого повідомлення в список небажаних, клацніть на повідомленні в поштовій папці правою кнопкою миші, виберіть з раскрывающегося меню команду Нежелательная почта, а потім або команду Добавить нежелательных отправителей, або Добавить в список взрослых отправителей.



3.2. Контакти
Папка Контакты використовується для збереження імен, адрес, номерів телефонів та іншої подібної інформації про ваші ділові й особисті контакти. Щоб додати новий запис у папку Контакты, клацніть на кнопку Создать контакт панелі інструментів Стандартная чи натисніть клавіші Ctrl+N. Відкриється форма Контакт. Введіть у неї інформацію, (мал. 24).

Щоб зберегти контакт, клацніть на кнопку Сохранить і Закрыть. Outlook 2000 попередить вас, якщо вже є контакт із таким ім'ям. Після цього ви можете або зберегти контакт як окремий елемент (Outlook дозволяє зберігати елементи з однаковими іменами), або обновити існуючий контакт знову введеною інформацією.
Швидке створення нового контакту в тій же організації
Якщо ви хочете ввести новий Контакт, в якого інформація про місце роботи збігається з попереднім, виділіть попередній контакт у папці Контакты, а потім виберіть команду Создать контакт у тій же організації (замість команди Создать контакт) з меню Действие.  Форма, що відкрилася, Контакт будет буде містити інформацію про організацію.
На мал. 25 показано папку Контакты в представленні Адресные карточки (у цьому представленні елементи називаються картками). Якщо ви шукаєте потрібний контакт, можете прокрутити вікно, клацнути на кнопку праворуч, щоб перейти до визначеної букви алфавіту, чи клацнути на кнопку Найти панелі інструментів Стандартная, щоб викликати інструмент пошуку, про використання якого розповідалося в підрозділі «Пошук елементів Outlook чи файлів».

Щоб переглянути всю інформацію про контакт внести в неї виправлення, відкрийте картку, двічі клацнувши на її заголовок. Знову відкриється форма Контакт, показана на мал. 24. Можна також редагувати інформацію безпосередньо у вікні Outlook, не відкриваючи картку. Для цього просто клацніть на тексті, який ви хочете змінити. Врахуйте, однак, що ви не зможете редагувати заголовок картки в представленні Адресные карточки. Крім того, при виправленні тексту у вікні Outlook ви повинні бути впевнені, що у вас установлений прапорець Разрешить правку в ячейках. Цей прапорець ви знайдете, якщо виберете команду Текущее представление з меню Вид, потім команду Изменить текущее представление з підменю і клацнете на кнопку Другие настройки в діалоговому вікні Сведения о представлении.
Якщо ваш комп'ютер обладнаний модемом, підключеним до телефонної лінії, ви можете за допомогою Outlook зателефонувати обраним контактом, клацнувши на стрілці праворуч від кнопки Набрать номер на панелі інструментів Стандартная і вибравши відповідну команду з відкритого меню.
Цю ж команду ви можете вибрати з підменю Позвонить контакту меню Дей¬ствия. Щоб вибрати параметри дзвінка і модему чи вказати номери для швидкого набору, виберіть команду Новый звонок з показаного вище меню і клацніть на кнопку Параметры соединения діалогового вікна Новый звонок.
Якщо у вас встановлений Web-броузер і ви ввели у форму контакту адреса Web-сторінки (мал. 24), ви можете відкрити цю сторінку за допомогою Outlook. Для цього варто виділити контакт і клацнути на кнопку Просмотреть Web-страницу панелі інструментів Дополнительно чи натиснути клавіші Ctrl+Shift+X.
Якщо контакт відкритий у вигляді форми, то для дзвінка можна використовувати команди меню форми, подібні до команд із вікна Outlook. Web-сторінку можна відкрити, клацнувши прямо на адресі в полі Адресса Web-страниц, чи вибравши команду Просмотреть Web-страницу з меню Действия, чи натиснувши клавіші Ctrl+Shift+X.
3.2.1. Створення списків розсилання в папці Контакты
Крім створення опису окремих контактів у папці Контакты можна створити список розсилання, в якому є набір імен контактів, а також їхньої електронної адреси, пошти чи номера факсів. Потім ви зможете відправити повідомлення всім адресатам зі списку, ввівши список розсилання в поле Кому форми повідомлення, замість того щоб вводити кожен контакт по окремості. Наприклад, можна створити список розсилання за назвою «Студенти», що містить електронні адреси всіх студентів групи, в якій ви викладаєте. Щоб повідомити їм усім про скасування занять на наступному тижні, ви можете адресувати поштове повідомлення за списком розсилання; тоді його одержить кожен студент групи.
Щоб створити список розсилання, відкрийте папку Контакты, виберіть команду Создать список рассылки з меню Действия і заповніть форму Список рассылки.
Щоб відправити повідомлення групі зі списку розсилання, клацніть на кнопку Кому у формі повідомлення і виберіть ім'я списку розсилання з папки Контакты.
Для обміну інформацією про контакти через Інтернет використовується стандартний формат для електронних бізнес-карт за назвою vCard. Наприклад, ви можете створити в папці Контакты елемент про самого себе — з вашим ім'ям, адресою, номером телефону, електронною адресою й іншою інформацією — і потім відправити його через Інтернет коллегам, щоб вони додали його у власну папку Контакты (чи в іншу програму керування інформацією, що може імпортувати дані у форматі vCard).
Щоб відправити інформацію про контакт через Інтернет, відкрийте папку Контакты, виділіть елемент, який ви хочете відправити, і виберіть команду Переслать как vCard з меню Действия. Відкриється форма для створення повідомлення, яка є у вигляді вкладення файлу у форматі vCard (з разширенням .vcf). Потім заповніть поле кому, введіть іншу інформацію і клацніть на кнопку Отправить. Одержувач повідомлення зможе імпортувати вкладений файл у свою папку Контакты (як описано нижче) чи в іншу програму керування інформацією, що може імпортувати файли у форматі vCard.
Ви можете також зберегти елемент у вигляді файлу формату vCard за допомогою команди Сохранить як з меню Файл, а потім укласти цей файл у вихідне повідомлення. Якщо ви користаєтеся вмонтованим редактором Outlook (не редактором Microsoft Word), ви можете автоматично уставляти файл у форматі vCard у будь-яке вихідне повідомлення у вигляді підпису. Для цього виберіть команду Параметры з меню Сервис, перейдіть на вкладку Формат листов, клацніть на кнопку Выбор подписи, потім на кнопку Создать, введіть ім'я файлу, клацніть на кнопку Далее, клацніть на кнопку Создать визитную карточку из списка контактов, а потім виберіть елемент зі списку контактів (чи з іншої адресної книги), яку ви хочете вставити в кінець вихідних повідомлень. Звичайно, цей елемент має інформацію про вас.
Якщо ви отримуєте від кого-небудь лист, що містить вкладений файл у форматі vCard, то для додавання його в папку Контакты потрібно відкрити повідомлення у формі і перетягнути значок файлу на ярлик папки Контакты панелі Outlook. При цьому буде створений новий елемент і відкриється форма контакту. Клацніть на кнопку Сохранить и закрыть, щоб зберегти елемент у папці Контакты.

3.2.2. Створення листів на бланку за допомогою папки Контакты
Outlook допоможе вам запустити механізм злиття пошти додатка Word, щоб надрукувати лист на бланку, конверти чи наклейки, використовуючи обрані записи з папки Контакты як джерело даних. Можна не друкувати лист, а розіслати їхньою електронною поштою чи факсом.
Ось що потрібно зробити:
1.    Відкрийте папку Контакты.
2.    Виділіть всі контакти, яким ви хочете відправити листи чи інші елементи. Не забудьте, що виділити несколько елементів можна, тримаючи натиснутою клавішу Ctrl при щиглику на кожнім з елементів. Якщо ви хочете відправити листа всім особам зі списку контактів, виділяти їх не треба.
3.    Виберіть команду Слияние з меню Сервис і заповните діалогове вікно Контакты для злиття.
4.    Коли ви клацнете на кнопку ОК, буде запущений додаток Word і відкриється основний документ злиття.
4. Введіть у документ фіксований текст (текст, що буде однаковий у всіх листах), а також усі необхідні поля злиття (для тексту, що розрізняється в різних листах).
3.3. Робота з файлами і відкриття Web-вузлів
Outlook можна використовувати для доступу до файлів, що розташовується на вашому комп'ютері чи в мережі, з яким зв'язаний ваш комп'ютер. Наприклад, ви можете працювати з програмами, документами Office і іншими файлами даних. За допомогою Outlook можна відкривати, копіювати, переміщати, перейменовувати, друкувати чи видаляти як файли, так і папки. Можна створювати нові папки і ярлики для файлів. Інтерфейс Outlook для роботи з файлами схожий на Про¬водник Windows. Якщо ви користувалися Проводником – то ви вже знайомі з більшістю методів роботи з файлами в Outlook. Якщо ж Проводник вам не знайомий, рекомендуємо отримати основні навички, прочитавши розділ «Работа с файлами и папками» довідкової системи Outlook. Ми ж зараз зосередимося на особливостях роботи з файлами, властивих Outlook.
Для початку скористайтеся панеллю Outlook, щоб відкрити одну з папок з файлами.
Завдяки новому меню Избранное ви можете прямо з Outlook відкривати Web-сторінки, ярлики яких зберігаються в папці Избранное. Для цього потрібно вибрати ярлик у меню Избранное чи в одному з підменю.
Ймовірно, зміст вашого меню Избранное відрізняється від показаного на малюнку. Підменю і ярлики меню Избранное відповідають подпапкам і ярликам, що зберігаються в папці Избранное на вашому жорсткому диску.
Коли ви відкриваєте Web-сторінку за допомогою меню Избранное, вона з'являється безпосередньо у вікні Outlook разом з панеллю інструментів Web (мал.26.), завдяки якій можна переглядати різні сторінки. Якщо ж ви спочатку відображаєте вміст папки Избранное у вікні Outlook, а потім двічі клацаєте на ярлику сторінки, то сторінка відкривається в броузері.

В меню Избранное можна також вибрати команду Поместить в папку Избранное, щоб додати ярлик сторінки, що знаходиться на екрані, у папку Избранное чи одну з  підпапок. За допомогою команди Открыть папку Избранное зможете відкрити Web-сторінку зі стандартного діалогового вікна для відкриття файлу.
Папка Мой компьютер дозволить вам добратися до файлу на кожнім з дисків вашого комп'ютера. Папка Мои документы звичайно розташовується на твердому диску. Саме в ній містяться за замовчуванням документи Office. Якщо у вас встановлений Web-броузер Microsoft Internet Explorer, то папка Избранное містить ярлики для вузлів Інтернету, що ви зберегли для перегляду; двічі клацнувши на ярлику в цій папці, ви запустите броузер і відкриєте Web-вузол.
Якщо ви клацнете на кнопку Список папок панелі інструментів Дополнительно, коли відкрита папка з файлами, Outlook покаже ваші папки з файлами у виді ієрархічного списку. Він схожий на той, яий знаходиться в лівій частині вікна Проводника Windows, і полегшує роботу з файлами і папками (мал. 27). Щоб тимчасово вивести на екран список папок, потрібно клацнути на лівому кінці заголовка папки.
Ви можете використовувати прийоми, знайомі по роботі з Проводником Windows, для перегляду вмісту папок, для відкриття файлів і запуску Программ, для копіювання, переміщення, перейменування і видалення файлів і папок, а також для друку файлів. Деякі з цих прийомів, однак, відрізняються від використовуваних у Проводнику. Наприклад, щоб створити ярлик програми для Windows (не для панелі Outlook), ви повинні перетягнути ім'я файлу програми в папку, де цей ярлик буде знаходитися. (У Проводнику створити ярлик можна за допомогою меню Файл.)

Щоб спростити відкриття часто використовуваних папок, можна створити для них ярлик на панелі Outlook.
Можна також додати на панель Outlook ярлик для окремого файлу — документа Office, іншого файлу даних, чи програми сторінки Інтернету. Перетягніть файл із Проводника Windows, з вікна папки чи з вікна Outlook на панель Outlook. Якщо місце, куди ви хочете помістити ярлик, не видно на екрані, затримайте курсор миші над кнопкою групи ярликів і почекайте, поки група відкриється. Інакше — підведіть курсор до верхнього чи нижнього краю панелі, щоб прокрутити його нагору чи вниз у межах групи. Коли ви клацнете на ярлику файлу на панелі Outlook, відкриється цей файл. Якщо файл є документом Office чи файлом даних, він буде відкритий у відповідному додатку. Якщо це програма, то вона буде запущена. А якщо це ярлик Інтернету, то в броузері буде відкритий відповідний Web-вузол.
Запуск корисних програм з Outlook
Деякі програми, що відносяться до Outlook, можна запустити, вибравши команду з підменю Перейти меню Вид. Щоб переглянути групи новин Інтернету, виберіть з цього підменю команду Новости. При цьому буде запущена програма Outlook Express для перегляду новин, встановлювана одночасно з Outlook. Можете вибрати команду Web-оглядач, щоб запустити броузер. Якщо ж у вас установлена програма NetMeeting, ви можете зв'язатися з іншими користувачами NetMeeting, вибравши команду з підменю Виклик по Інтернету
Контрольні запитання
1.    Для чого використовуються папки Входящие, Черновики, Отправленные і Исходящие?
2.    Перерахуйте та охарактеризуйти способи отримання пошти через телефонну лінію.
3.    Як відповісти особі, від якої ви отримали повідомлення?
4.    Як відповити повідомлення групі осіб?
5.    Як створити нове повідомлення?
6.    В яких форматах можна відправляти повідомлення?
7.    Як редагувати повідомлення?
8.    Як використати бланк для повідомлення?
9.    Як вкласти файл в поштове повідомлення?
10.    Що можна робити з допомогою організатора повідомлень?
11.    Як перемістити об’єкт (повідомлення чи будь-який інший файл) в іншу папку?
12.    Як відкрити вікно контактів?
13.    Яка зберігається інформація в папці Контакты?
14.    Як створити новий Контакт?
15.    Як знайти існуючий контакт?
16.    Як створити список розсилання в папці Контакты?
17.    Як створити лист на бланку з допомогою папки Контакты?
18.    Як з допомогою Outlook  відкрити Web-сторінку?
Висновки
Слід зауважити, що в роботі розглянуто не всі можливості Microsoft Outlook 2000, а лише ті, що стосуються роботи з електронною поштою. У роботі описані папки Outlook, створені програмою Outlook за замовчуванням.
Дана робота рекомендована для навчання в навчальних закладах на спецкурсах, оскільки в програмі шкільного курсу вивчення інформатики така тема відсутня. Програма може бути використана для організації роботи в кабінетах інформатики, де всі ком’ютери з’єднані, в мережі. Тоді адміністратору буде легше керувати роботою учнів чи студентів.
На заході цей продук використовується організаціями для ефективної організації роботи своєї компанії, підлеглих, для роботи з Інтернетом.
Сама робота побудована зручно для користувача: використані малюнки, таблиці, по тексту зустрічаються корисні поради для роботи з Outlook, примітки.
В кінці кожного розділу подано контрольні запитання для перевірки знань по роботі з Microsoft Outlook 2000.
Лiтература
1.    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
2.    Microsoft Office 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова.–СПб.: Питер, 1999. – 387 с.
3.    Microsoft Word 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова.–СПб.: Питер, 1999, 352с.
4.    Березин С., Раков С. Internet у вас дома. Изд. 2-е.–СПб.: BHV–Санк-Петербург, 1999, 736 с.
5.    Богумирський Б. Энциклопедия Windows 98 (2-е изд.).–СПб.: Питер, 1999, 896с.
6.    Габбасов Ю. Internet 2000.– СПб.: BHV–Санк-Петербург, 1999, 440с.
7.    Денисов А. Microsoft Internet Explorer 5: справочник.–СПб.: Питер, 1999, 448с.
8.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
9.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
10.    Муллен Р. Microsoft Office 97: справочник.– СПб.: Питер, 1998, 448с.
11.    Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000.– СПб.: Питер, 1999, 576с.
12.    www.piter-press.ru
13.    www.osborne.com
Додатки
Додаток 1
НАВЧАЛЬНИЙ ПЛАН
Вивчення спецкурсу “Програмний продукт “Microsoft Outlook 2000”
1.    Загальні відомості про Microsoft Outlook 2000.
2.    Робота з елементами Outlook.
3.    Пошук та друк інформації в Outlook.
4, 5. Поштові папки Outlook.
6.    Робота з папкою Контакты.
7.    Робота з файлами і відкриття Web-вузлів.
8.    Практична робота “Організація роботи з повідомленнями”.

Додаток 2
РОЗГОРНЕНІ ПЛАНИ УРОКІВ
1.    Тема : Загальні відомості про Microsoft Outlook 2000.
Мета: донести учням загальні поняття про Microsoft Outlook, розказати загальні правила по користуванню цим програмним продуктом, сприяти учнів до роботи з даним об’єктом; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
2.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
1.    Розказати учням для чого використовується Outlook і як його запускати.
2.    Познайомити з групою Ярлыки Outlook і їх змістом: з ярликами до папок Outlook загального призначення: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки, Удаленные.
3.     Познайомити з групою Мои ярлыки і їх змістом: ярликами до папок, що використовуються при роботі з поштою, - Черновики, Исходящие, Отправленные.
4.    Познайомити з групою Другие ярлыки і їх змістом: ярликами до папок з файлами на локальному чи мереживому дисках – Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
5.    Робота з папкою Outlook сегодня.
IV.    Підсумок уроку.
1.    Що називається адресною книгою?
2.    Як запустити Microsoft Outlook?
3.    З яких частин складається вікно Outlook і що вони містять?
4.    Що називається папкою Outlook?
5.    Група Другие ярлыки панелі Outlook забезпечує доступ до ...
6.    Як настрої ти папку Outlook сегодня?
7.    Охарактеризуйте Список папок.
8.    Які ви знаєте способи відкриття папок Outlook?
V.    Домашнє завдання.
Повторити розглянутий  матеріал на уроці.
2.    Тема: Робота з елементами Outlook.
Мета: навчити працювати з елементами програми; сприяти логічному мисленню; стимулювати учнів до самоосвіти.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
2.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
3.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
1.    Освоїти вмінням змінювати форму представлення інформації в Outlook на прикладі папки Контакты.
2.    Розглянути вікно Сведения о представлении разом з його вмістимим.
3.    Ознайомити учнів з роботою над стовпцями в табличному представлені (зміна ширини, переміщення стовпця, добавлення і видалення стовпців).
4.    Розглянути контекстне меню заголовка стовпця.

5.    Розглянути сортування та групування елементів Outlook.
6.    Відкриття, редагування, створення і видалення елементів Outlook
IV.    Підсумок уроку.
1.    Як можна змінювати різні способи представлення інформації в Outlook?
2.    Як відкрити вікно Сведения о представлении?
3.    Які операції можна робити з стовпцями?
4.    Як сортувати елементи в стовпцях?
5.    Як створити новий елемент Outlook?
6.    Як удалити елемент?
7.    Як і для чого використовується команда Группировать по этому полю із контекстного меню?
8.    Які параметри встановлюються кнопкою Поле із контекстного меню?
9.    Як і для чого використовується організатор?
10.    Як додати нову групу в панель Outlook?
11.    Як перейменувати ярлик?
V.    Домашнє завдання.
Повторити теритичні відомості по темі уроку.
3.    Тема: Пошук та друк інформації в Outlook.
Мета: навчити шукати та виводити на друк інформацію, що міститься в папках програми і на дисках; розвивати уявлення; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
2.    Богумирський Б. Энциклопедия Windows 98 (2-е изд.).–СПб.: Питер, 1999, 896с.
3.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
4.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
IV.    Підсумок уроку.
V.    Домашнє завдання.
Повторити розглянутий  матеріал на уроці.
4.    Тема: Поштові папки Outlook.
Мета: познайомити з папками Контакты і Входящие, та навчити ними користуватись; сприяти розвитку абстрактного уявлення; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Березин С., Раков С. Internet у вас дома. Изд. 2-е.–СПб.: BHV–Санк-Петербург, 1999, 736 с.
2.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
3.    Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000.– СПб.: Питер, 1999, 576с.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
IV.    Підсумок уроку.
V.    Домашнє завдання.
Повторити розглянутий  матеріал на сьогоднішньому уроці.
5.    Тема: Робота з папкою Контакты.
Мета: донести учням загальні поняття про Microsoft Outlook; розказати загальні правила по користуванню цим програмним продуктом, зацікавити учнів даним об’єктом.; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Martin S. Matthews. Microsoft Outlook. Handbook. – Osborn MeGraw-Hill:  Barkeley, California. – 380 c.
2.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
3.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
IV.    Підсумок уроку.
V.    Домашнє завдання.
Повторити розглянутий  матеріал на уроці.
6.    Тема: Робота з файлами і відкриття Web-вузлів.
Мета: донести учням загальні поняття про Microsoft Outlook; розказати загальні правила по користуванню цим програмним продуктом, зацікавити учнів даним об’єктом.; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: комбінований урок.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Габбасов Ю. Internet 2000.– СПб.: BHV–Санк-Петербург, 1999, 440с.
2.    Денисов А. Microsoft Internet Explorer 5: справочник.–СПб.: Питер, 1999, 448с.
3.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
IV.    Підсумок уроку.
V.    Домашнє завдання.
Повторити розглянутий  матеріал на попередніх уроках по темі “Програмний продукт “Microsoft Outlook 2000”.
7.    Тема: Організація роботи з повідомленнями.
Мета: донести учням загальні поняття про Microsoft Outlook; розказати загальні правила по користуванню цим програмним продуктом, зацікавити учнів даним об’єктом.; виховувати еститичні почуття.
Тип уроку: практична робота.
Обладнання: комп’ютерний клас з операційною системою Windows; програмний продукт Microsoft Outlook 2000.
Література:
1.    Microsoft Word 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова.–СПб.: Питер, 1999, 352с.
2.    Нейбауэр. Эфф. работа с MS Outlook. -  С-П.:Питер, 2000. – 656 с.
3.    Майкл Хелворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – Санкт-Питербург: Питер, 2000. – 1130 c.
Хід уроку
I.    Організаційний момент.
II.    Вступне слово вчителя.
III.    Виклад матеріалу.
IV.    Підсумок уроку.
V.    Домашнє завдання.
Повторити вивчений  матеріал.

 

Яндекс.Метрика >