...
Документ, його функції. Класифікація документів PDF Печать E-mail

Документ, його функції. Класифікація документів

Документ (з лат. аоситепгит - повчальний приклад, спосіб ведення) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.
Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
-    видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
-    не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
-    бути точним, достовірним і переконливим;
-    бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
-    містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
-    бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.
Відповідно до загальних ознак документи поділяють на2:
1.    За способом фіксації інформації:
-    письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
-    графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
-    фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);
-    фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2.    За призначенням:
2 Класифікацію документів подаємо за: Бибик СП., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К., 1997; Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібн. - 3-тє вид. - К., 2001.
-    організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
-    розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
-    інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки,

протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)3.
3.    За назвою:
-    заява;
-    автобіографія;
-    резюме;
-    протокол;
-    наказ;
-    доручення;
-    розписка тощо.
4.    За походженням:
-    службові - документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
-    особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
5.    За місцем складання:
-    внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
-    зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
6.    За формою:
-    стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
-    індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
7.    За терміном виконання:
' За цією класифікаційною ознакою А. Коваль визначає такі види документів, як розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні. А. Діденко взагалі не виділяє цієї класифікаційної ознаки і розподіляє такого типу документи відповідно до змісту на організаційно-розпорядчі (організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрових питань, особові офіційні), фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо.
-    нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;
-    термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново" або „Дуже терміново".
8.    За ступенем гласності:
-    несекретні (звичайні, для службового користування);
-    секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку „Таємно" або „Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
9.    За стадіями створення:
-    оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
-    копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
10.    За складністю:
-    прості - містять інформацію з одного питання;
-    складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.
11.    За терміном зберігання:
-    тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
-    тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;
-    постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.
12.    За технікою відтворення:
-    рукописні;
-    відтворені механічним способом;
-    відтворені електронним способом.
13.    За спеціалізацією:
-    загальні;
-    з адміністративних питань;
-    спеціалізовані — сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

 

Яндекс.Метрика >