...
Порядок здійснення операцій в прибуткових та вечірніх касах. Документообіг. PDF Печать E-mail

Порядок здійснення операцій в прибуткових та вечірніх касах. Документообіг.

Важливим напрямом діяльності банків є касові операції. Вони полягають у прийманні готівки від клієнтів, зарахуванні її на рахунки, збереженні прийнятих коштів  та видачі готівки за вимогами клієнтів. Особливо важливим і відповідальним для банку є своєчасне і повне задоволення  вимог клієнтів на видачу готівки. Від цього залежить довіра клієнтів до банку ,їх можливість вільно розпоряджатися своїми коштами , нормально виконувати свої зобов’язання  по заробітній платі та інших платежах , що здійснюються готівкою.
Касові операції мають велике значення для самих банків , для їхніх клієнтів і для банківської системи в цілому. Приймаючи готівку від клієнтів – юридичних та фізичних осіб, банки збільшують свої вільні резерви , за рахунок  чого розширюють активні операції та забезпечують зростання доходів. Видаючи готівку  клієнтам , банки стягують плату , яка поповнює їхні доходи. В операціях з готівкою банки можуть надавати своїм клієнтам чимало додаткових послуг(з інкасації, самообслуговування тощо), які також дають додаткові доходи[5].
Клієнти банків через касові операції надають своїм  грошовим коштам  депозитну форму ,що сприяє їх кращому збереженню та використанню , одержанню додаткових доходів від депозитних процентів. Водночас у них зростає ймовірність втрат завдяки ризику неліквідності банків.
Банківська система, регулюючи касові операції, залучає готівку у внутрішньобанківський оборот. Завдяки цьому вона збільшує свої резерви і скорочує витрати на готівковий обіг, поліпшує структуру грошової маси , підвищує урегульованість і прозорість грошового обороту, обмежує використання грошей для обслуговування тіньових доходів. 
Важлива роль касових операцій у діяльності банківської системи обумовлює необхідність їх централізованого регулювання. З метою його здійснення НБУ ухвалив три нормативні документи:
· Інструкцію №1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України;
· Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні;
· Інструкцію №4 “Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”.
Вказаними документами визначені основні вимоги до організації банками касового обслуговування клієнтів[10]:
· дотримання норм чинного законодавства та вимог нормативних актів НБУ щодо регулювання обсягів та структури грошової маси;
·прогнозування установами НБУ готівкового обігу на підставі вимог основних напрямів грошово-кредитної політики та контроль за дотриманням прогнозних показників;
· обмеження готівкової емісії відповідно до зміни реального обсягу попиту на готівку;
·своєчасна видача установами банків готівки в межах наявних на рахунках коштів і на цілі, попередньо визначенні клієнтами в їх грошових чеках;
· дотримання встановлених правил та порядку здійснення касових операцій, єдиних для всіх банків України.
Для здійснення касових операцій установами банків організовують прибуткові каси, в яких здійснюється приймання готівки від клієнтів, та видаткові каси, в яких здійснюється видача готівки. В банках з невеликими обсягами касових операцій можуть організовуватися об’єднані прибутково-видаткові каси. Якщо установа банку здійснює інкасацію виторгу клієнтів силами інкасаторського апарату, то вона може створити, крім прибуткової каси, ще й касу перерахунку, в якій перераховується вміст інкасаторських сумок. Банки можуть організовувати також вечірні каси для приймання від клієнтів виторгу, який надходить після закінчення операційного дня банку. Видаткові операції вечірні каси не здійснюють (додаток 3).
Банківські касові операції базуються на організаційних заходах, пов’язаних з регулювання готівкового обігу. Це передусім  складання прогнозних розрахунків касових оборотів та організація контролю за виконанням прогнозних показників з надходжень і видач готівки; розроблення календаря видач готівки по днях місяця і по окремих клієнтах; установлення для кожного клієнта ліміту залишку каси; визначення строків та порядку інкасації виторгу для організацій торгівлі та сфери послуг тощо. Згідно з цими заходами кожний клієнт банку для одержання касових послуг повинен попередньо:
· розробити і подати банку прогнозний розрахунок своїх касових оборотів на квартал (якщо банк складає свій прогноз касових оборотів);
·повідомити банку визначений день одержання готівки на виплату заробітної плати та інші платежі;
·повідомити розрахунок ліміту й одержати встановлений банком ліміт залишку каси;
·подати прізвище особи, відповідальної за одержання і доставку готівки з банку, та спосіб її транспортування.
Приходні каси здійснюють приймання готівки протягом операційного дня. Приймання готівки проводиться за такими документами:
а) об'явою про внесення готівки:
від юридичних осіб (фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності) для зарахування готівки на власні поточні рахунки, на рахунки різних фондів, для сплати податків і зборів до бюджетів і державних цільових фондів, на розподільчі рахунки енергопостачальників за спожиту електроенергію;
від органів державної податкової служби для зарахування коштів на поточні рахунки платників податків, у яких вилучена готівка;
від відокремлених підрозділів юридичних осіб на користь юридичної особи, до складу якої входять зазначені підрозділи;
б) приходними ордерами - від фізичних осіб для зарахування сум готівки на вкладні (депозитні) або поточні рахунки;
в) приходними касовими ордерами - усі інші надходження, у тому числі від фізичних осіб (працівників банку);
г) повідомленнями - платежі готівкою від фізичних осіб.
При внесенні грошей за об'явами на внесення готівки для зарахування на рахунки операційні працівники перевіряють і оформлюють документи відповідно до вказівок по веденню бухгалтерського обліку. Після цього об'ява з квитанцією і ордером передається до каси.
Касир, що одержав внутрішнім порядком приходні документи, зобов'язаний: перевірити наявність і тотожність підписів операційних працівників наявним у нього зразкам; звірити відповідність вказаних в них сум цифрами і літерами; викликати особу, яка вносить гроші, і прийняти від неї гроші поаркушним перерахуванням.
Якщо клієнт здає гроші до каси банку за кількома приходними документами для зарахування на різні рахунки, касир приймає гроші за кожним документом окремо. Всі прийняті раніше гроші мають зберігатися в шухлядах столу або в металевих шафах, сейфах, які повинні замикатися. Робоче місце касира повинно бути обладнане так, щоб клієнт міг спостерігати за прийманням грошей.
На столі касира не може бути ніяких інших грошей, крім тих, що приймаються від особи, яка вносить гроші.
Після приймання грошей касир звіряє суму, вказану в приходному документі, з сумою, фактично виявленою при рахуванні. При відповідності сум касир підписує об'яву, квитанцію і ордер до неї, ставить на квитанції печатку і видає її особі, яка внесла гроші. Ордер до об'яви касир надсилає відповідальному працівнику, який веде касовий журнал, а об'яву залишає в себе.
Якщо у здавальника встановлено розбіжності між сумою готівки і сумою, зазначеною в документі, а також при виявленні неплатіжних і фальшивих банкнот, йому пропонується знову переписати документ. Первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей і підписує квитанцію. Квитанція та ордер передаються операційному працівнику, який викреслює попередньо зазначену суму і записує нову суму внеску, оформляє отримані документи і надсилає їх до каси. Об'ява із зазначеною на звороті фактичною сумою залишається у касира до отримання нового документа з відповідною сумою внеску, після чого передається операційному працівнику.
Якщо клієнтом гроші до каси банку не були внесені, приходні документи касир повертає операційним працівникам для з'ясування. Після з'ясування на квитанціях за підписами керівника і головного бухгалтера установи банку або їх заступників вказуються причини, з яких гроші не були внесені. У цих випадках записи в касових журналах викреслюються, приходні документи знищуються.
Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир складає Довідку касира приходної каси про суму прийнятих грошей та кількість документів, які надійшли до каси, і звіряє суму за довідкою з сумою прийнятих ним грошей. Довідка підписується касиром, а вказані в ній касові обороти звіряються ним з записами в касових журналах операційних працівників. Звірення оформлюється підписами касира в касових журналах і операційних працівників на довідці касира.
В довідці касира приходної каси надходження грошей до різноманітних фондів виділяються і показуються касиром окремим рядком. Сума цих надходжень по відповідному рядку довідки завіряється підписом головного бухгалтера (його заступника) або начальником операційного відділу, а також відповідального виконавця, який веде цей рахунок.
При децентралізованому веденні приходного касового журналу ця довідка складається в розрізі бригад або операційних працівників.
Прийняті протягом операційного дня гроші касир формує у встановленому порядку і разом з приходними документами і довідкою касира приходної каси здає завідуючому касою під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).
Завідуючий касою звіряє суму прийнятих грошей і кількість приходних документів з довідкою касира і підписує довідку.
Гроші, що надійшли в приходні каси, можуть передаватися завідуючому касою протягом операційного дня декілька разів під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цих випадках, до передачі грошей, касир повинен переконатися в тому, що фактична їх наявність відповідає загальній сумі приходних документів, за якими вони прийняті.
Вся готівка, яка надійшла до закінчення операційного дня, повинна бути оприходувана до оборотної (операційної) каси і зарахована на відповідні рахунки за балансом установи банку в той же робочий день.
Установи банків приймають від фізичних осіб готівкою платежі до бюджетів і державних цільових фондів, страхові платежі, добровільні внески громадян і платежі на користь юридичних осіб (незалежно від форм власності) за реалізовані товари, надані послуги і виконані роботи та інші платежі.
Приймання платежів від фізичних осіб здійснюється приходними або приходно-видатковими касами установ банків та їх філій.
Приймання платежів здійснюється за приходними документами. Приходні документи складаються з двох частин - повідомлення та квитанції і містять обов'язкові реквізити одержувача платежу: назву юридичної особи, ідентифікаційний код, номер поточного рахунку, найменування банку, в якому відкрито рахунок одержувача, код установи банку, а також дані платника: прізвище, ім'я, по батькові та номер особового рахунку платника (за його наявності), призначення платежу, суму, в тому числі ПДВ (за наявності), і період, за який здійснюється платіж.
При сплаті платежів на суми, що перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, обов'язково мають зазначатися прізвище, ім'я, по батькові клієнта, дані його паспорта або документа, що його замінює, дата народження, адреса особи і підпис одержувача про одержання готівки та інших цінностей та платника про внесення готівки.
Приходні документи для приймання податків, зборів та інших платежів до бюджетів та державних цільових фондів додатково до вищезазначених реквізитів містять: код виду платежу (заповнюється банком або юридичною особою), код бюджетної класифікації (заповнюється банком або юридичною особою), ідентифікаційний номер (крім випадків, коли фізична особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття ідентифікаційного номера і в паспорті якої зроблено відповідну відмітку).
Приходні документи заповнюються платником від руки чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо і чітко. У разі застосування комп'ютерної системи автоматизації касової роботи (далі - САКР) касир оформляє приходні документи шляхом введення в САКР даних пред'явленого платником повідомлення. Приходні документи також можуть роздруковуватися юридичною особою - одержувачем платежів (такий документ може не відповідати встановленим формам, але обов'язково має містити всі потрібні реквізити). Виправлення в приходних документах не допускаються.У разі постійних надходжень платежів від фізичних осіб (квартплата і комунальні платежі, плата за газ, електроенергію, телефонний зв'язок, плата за навчання тощо) між установами банків та юридичними особами, на користь яких приймаються платежі, можуть укладатися договори про приймання платежів. Якщо оплату послуг банку з приймання платежів здійснює одержувач відповідно до умов договору, то платник не здійснює оплату банківських послуг.
При укладанні договорів мають чітко визначатися види платежів для правильного їх відображання за символами статистичної звітності про касові обороти, форми приходних документів, умови приймання і строки зарахування платежів, форма подання і спосіб передавання приходних документів (реєстрів платежів), відповідальність та обов'язки сторін, код виду платежу, код бюджетної класифікації, сума комісійної винагороди, яку сплачує одержувач коштів банку за здійснення цих операцій.
У разі відсутності договору про приймання платежів на користь юридичних та фізичних осіб чи якщо умовами договору не передбачена оплата одержувачем послуг банку, то плату за виконану операцію вносить платник згідно з тарифами, установленими в цьому банку, за окремими приходними документами.
Установи банків можуть укладати договори з юридичними особами про порядок здійснення операцій у спільно створених системах із приймання та обліку платежів. У цих системах можуть застосовуватися документи на електронних носіях (магнітна картка або картка з умонтованою мікросхемою), на яких міститься потрібна інформація про реквізити платника, одержувача коштів та суми, що сплачується. Ці документи видаються платнику юридичною особою - одержувачем коштів і приймаються установами банків - членами системи як підстава для здійснення операцій.Для виконання обліку операцій і формування потрібних облікових документів застосовуються САКР, які функціонують у складі програмно-апаратного комплексу "Операційний день банку" (далі - ОДБ). У разі виконання операцій із приймання платежів касами філій можуть застосовуватися САКР, що функціонують автономно. Інформація про здійснення в цих системах операцій передається в ОДБ після закінчення операційного дня відповідними каналами зв'язку або через проміжні носії інформації.
Комп'ютерні САКР, що функціонують у складі програмно-апаратного комплексу ОДБ, належать до систем автоматизації банку і не потребують реєстрації в Державній податковій адміністрації України. Вимоги до таких систем установлює Національний банк України.
Якщо установа банку відповідно до угоди, укладеної з юридичною особою - одержувачем коштів, приймає платежі на підставі документів на електронних носіях, у САКР має бути пристрій для зчитування інформації з цих носіїв.
Усі операції, що виконує касир, фіксуються в протоколі роботи САКР у формі, що не допускає зміни його змісту. Після закінчення роботи відповідний протокол має зберігатися у касових документах дня.
Касир приходної каси банку, який приймає від фізичних осіб платежі, щоденно на початку операційного дня одержує під звіт потрібну суму банкнот дрібних номіналів і розмінну монету під розпис у книзі обліку прийнятої і виданої готівки та інших цінностей.
Здійснюючи операцію з приймання платежу, касир:
приймає від платника приходний документ і перевіряє правильність заповнення приходного документа та наявність на ньому всіх обов'язкових реквізитів;
при сплаті платежів на суми, що перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, або за сумнівними операціями (згідно з переліком, визначеним нормативно-правовим актом) обов'язково здійснює ідентифікацію особи;
приймає від платника і перераховує готівку та звіряє суму готівки з приходним документом.
Якщо хоча б один із реквізитів, що передбачені формою приходного документа, не заповнено або заповнено з порушенням вимог, що встановлені цією Інструкцією, або якщо сума наявних коштів менша ніж сума платежу, операція не виконується, а документ і готівка повертаються платнику.
При використанні САКР приходний документ може заповнюватися платником в одній частині - повідомленні. Касир уводить у САКР інформацію з пред'явленого платником повідомлення. Після закінчення вводу друкує квитанцію з такими реквізитами: найменування установи банку, дата, час виконання операції, призначення платежу, сплачена сума, дані про платника та одержувача коштів. Квитанція має містити електронний підпис касира і бути засвідченою електронним підписом САКР. За відсутності в САКР функції формування електронних підписів квитанцію підписує касир і засвідчує відбитком печатки.Якщо платник відмовляється від здійсненого платежу в цей же день, за умови, що сума внесеного платежу ще не перерахована на рахунок одержувача, питання про повернення готівки вирішується на підставі письмової заяви платника за наявності квитанції та паспорта або документа, що його замінює. Засобами САКР операція скасовується, що зазначається в протоколі роботи САКР, платник віддає квитанцію і йому повертають готівку. Заяву та приходний документ включають до касових документів дня. У всіх інших випадках питання про можливість повернення зарахованих сум платежів після дня здійснення платежу платник вирішує безпосередньо з юридичною особою, на користь якої прийнято платіж.
На кінець операційного дня виконані касиром приходні документи мають формуватися засобами САКР автоматично. Операції за прийнятими платежами від фізичних осіб мають бути передані в ОДБ безпосередньо або через проміжні носії інформації в той же день. Додатково в САКР може формуватися реєстр платежів щодо кожної юридичної особи - одержувача коштів, який надсилається їй в узгодженій у договорі формі.
Приймання платежів також може здійснюватись із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів. Електронний контрольно-касовий апарат повинен забезпечувати роздрукування на контрольній стрічці порядкового номера, коду операції, дати здійснення операції та суми прийнятих коштів, а на прибуткових документах - проставлення відбитка із зазначенням найменування установи банку, номера каси, дати здійснення операції та суми прийнятих коштів.
При застосуванні ЕККА для реєстрації операцій із приймання платежів касир (після перевірки змісту прибуткового документа, приймання і перерахування готівки) набирає на клавіатурі суму платежу, впевнюється, що сума набрана правильно, проставляє на повідомленні та квитанції відбиток штампа ЕККА із зазначенням суми платежу, підписує повідомлення та квитанцію і видає квитанцію платнику.Якщо при введенні суми платежу в ЕККА була допущена помилка, касир викреслює дані про здійснення операції на контрольній стрічці ЕККА, а на прибутковому документі робить відмітку "Платіж не відбувся" і засвідчує це особистим підписом. Прибутковий документ платнику не повертається, а додається до контрольної стрічки ЕККА і зберігається в касових документах дня. Операція переоформлюється відповідно до заповненого платником нового прибуткового документа.
Якщо платник відмовляється від здійснення платежу в цей же день здійснюється повернення коштів. При цьому касир анулює цю операцію, а на прибутковому документі робить відмітку "Платіж не відбувся". Заява та прибутковий документ додаються до контрольної стрічки електронного контрольно-касового апарата і зберігаються в касових документах дня.
Питання про можливість повернення зарахованих сум платежів після дня здійснення платежу платник вирішує безпосередньо з юридичною особою, на користь якої прийнято платіж.
Після закінчення операційного дня касир виймає з ЕККА контрольну стрічку, підраховує за її даними загальну суму платежів, звіряє її з сумою наявної готівки з урахуванням грошей, одержаних під звіт на початку операційного дня, а також сум, переданих завідуючому касою (старшому касиру), записує на контрольній стрічці дату, найменування установи банку, номер ЕККА і ставить свій підпис.
У разі невідповідності суми наявних готівкових коштів сумі, зазначеній на контрольній стрічці, касир з'ясовує причину розбіжностей шляхом звірки всіх прибуткових касових документів із зафіксованими на контрольній стрічці даними.
Грошові кошти на кінець операційного дня передаються завідуючому касою (старшому касирові) у порядку, визначеному цією Інструкцією, а прибуткові документи - в бухгалтерію для зарахування прийнятих сум на відповідні рахунки.
Якщо каса територіально відокремлена від установи банку і працює один касир, то готівка передається в операційну касу установи банку через інкасаторів.
Суми платежів, прийняті від фізичних осіб на користь юридичних осіб через САКР, зараховуються на відповідні рахунки, як правило, у день їх приймання або в строки, що обумовлені договором. Для платежів, прийнятих через ЕККА та після завершення операційного часу, зарахування коштів має здійснюватися не пізніше наступного робочого дня.
Приймання грошей від підприємств, об'єднань, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня здійснюють вечірні каси. Час роботи цих кас оголошується. Прийняті гроші повинні бути зараховані на відповідні рахунки не пізніше наступного робочого дня. Провадити будь-які видаткові операції, за винятком операцій за вкладами та з цінними паперами, працівникам вечірніх кас забороняється.
Установи банків, які не мають вечірніх кас, приймають гроші у випадку доставлення їх після операційного дня клієнтами в порядку, встановленому для вечірніх кас.
Приймання грошей і видача вкладів і цінних паперів вечірніми касами здійснюється касиром під контролем бухгалтера-контролера, з яким укладається Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за схоронність грошей і інших цінностей і який має право контрольного підпису від імені установи банку, за приходними касовими документами за формами, встановленими для денних кас, а в опломбованих сумках - за Супровідними відомостями до сумки з грошовою виручкою.
Гроші, прийняті до вечірньої каси, повинні бути упаковані у встановленому порядку.
При здаванні грошей особа, яка здає готівку, заповнює приходний документ на внесення готівки і передає цей документ бухгалтеру-контролеру, який після перевірки передає його до каси.
Прийнявши гроші, касир підписує приходні документи, проставляє на них штамп "Вечірня каса" і видає квитанцію за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), завірену печаткою вечірньої каси, закріпленою за касиром. Після закінчення приймання грошей касир і бухгалтер-контролер звіряють суму готівки з даними касового журналу і приходних документів і підписують касовий журнал.
Гроші, що надійшли, приходні видаткові касові документи, касові журнали, касові документи, касовий журнал і печатка після закінчення операцій вечірньої каси зберігаються в грошовому сховищі (сейфі). Грошове сховище (сейф) замикається на два ключі - касира і бухгалтера-контролера, опечатується їх печатками і здається під охорону у встановленому порядку під розписку в Контрольному журналі на осіб, що допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ.
Вранці наступного робочого дня працівники вечірньої каси приймають грошове сховище (сейф) від охорони і здають гроші, приходні документи завідуючому касою під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Касовий журнал після цього передається бухгалтером-контролером головному бухгалтеру.
Завідуючий касою передає приходні і видаткові документи головному бухгалтеру, який підраховує за документами загальну суму надходжень і звіряє її з загальною сумою приходу по касовому журналу, підписує касовий журнал і передає його для запису в бухгалтерському обліку. Приходні документи головним бухгалтером повертаються завідуючому касою, а ордери передаються операційним працівникам для запису на рахунки клієнтів.
При здійсненні в вечірніх касах операцій без бухгалтера-контролера касир приймає гроші з використанням контрольного касового апарата. Печатка, що знаходиться в касі, вилучається.
Приймання грошей, що надійшли до вечірньої каси, може проводитись службовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, без прибуття працівників цієї каси вранці наступного дня до установи банку.
Запасні ключі від грошового сховища (сейфа) закріплюються за керівником і завідуючим касою, які разом з головним бухгалтером приймають від охорони грошове сховище (сейф) вечірньої каси. В разі наявності у грошового сховища (сейфа) одного ключа, запасний ключ закріплюється за завідуючим касою. Запасний ключ від шафи або шухляди столу, де касир вечірньої каси зберігає контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, закріплюється за завідуючим касою.
Приймання грошей проводиться службовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, у встановленому порядку під розписку в контрольній стрічці касового апарата або касовому журналі. При виявленні невідповідності суми грошей даним приходних документів і сумі, показаній у стрічці касового апарата, вони складають акт і з'ясовують причини цієї невідповідності.
Після приймання цінностей і перевірки документів контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, вкладається службовими особами в грошове сховище (сейф), яке замикається керівником установи і завідуючим касою.
Якщо прийняті касиром вечірньої каси гроші можуть бути сформовані і упаковані ним до закриття цінностей установи банку, гроші, приходні й інші документи від працівників вечірньої каси повинні бути того ж дня прийняті, перевірені і замкнені службовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, в грошовому сховищі в порядку, встановленому цією Інструкцією.
Гроші і документи вечірньої каси зберігаються у цих випадках у грошовому сховищі, шафі або на стелажі, де знаходяться гроші оборотної (операційної) каси, але окремо від неї або інших цінностей.
Приймання касиром вечірньої каси сумок (мішків) з готівкою від старшого бригади інкасаторів проводиться в присутності всіх інкасаторів цієї бригади. Водій автомашини, на якій проводилося збирання грошової виручки, повинен знаходитись в приміщенні установи банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.
При здачі сумок (мішків) з грошовою виручкою інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, при здачі сумок з валютними цінностями - Супровідну відомість до сумки з валютними і іншими цінностями та Явочні картки бухгалтеру-контролеру вечірньої каси, який перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові. В журналі в графі "Примітка" повинні показуватися виявлені при прийманні виправлення в явочних картках без відповідних обмовок, розбіжностей записів в явочних картках з накладними (супровідними відомостями) тощо. Кількість і номери порожніх сумок (мішків), належних до здачі у касу, бухгалтер-контролер встановлює за даними записів в явочних картках і за фактичною наявністю порожніх сумок.
Після цього бухгалтер-контролер перевіряє відповідність кількості сумок (мішків), які здають інкасатори до каси даним Довідки про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток, а потім явочні картки повертає інкасаторам.
Касир при прийманні сумок (мішків) з готівкою перевіряє:
а) чи не мають сумки (мішки) з грошима, що надійшли, яких-небудь зовнішніх пошкоджень і інших дефектів (латок, зовнішніх швів, розривів тканини, не віджатих і пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на шпагаті тощо);
б) виразність відбитків пломбірів і відповідність їх завіреним зразкам;
в) відповідність номерів сумок, які здаються інкасаторами, номерам, вказаним у накладних;
г) відповідність кількості мішків з монетою, а також загальної суми виручки, що приймається, записам у накладних.
Після приймання сумок (мішків) за кожним маршрутом (заїздом) касир, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують обидва примірники журналу обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий його примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.
Касир під контролем бухгалтера-контролера проводить підрахунок сумок (мішків), які вкладаються у грошове сховище (сейф), прийнятих по маршруту (заїзду), і разом з бухгалтером-контролером звіряють їх з кількістю, вказаній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, і замикають сховище (сейф) на два ключі, один з яких знаходиться у касира, а другий - у бухгалтера-контролера.
Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки, яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.
При пред'явленні інкасаторами до здачі дефектних сумок (мішків) з готівкою або іншими цінностями (сумнівність пломби, відрив пломби від шпагату, пошкодження сумки (мішка) або замка тощо), невідповідності записів у накладній про суму про інкасованої виручки цифрами і літерами, а також у випадку розходження суми грошової виручки, вказаної в накладній, з сумою, показаною в явочній картці, касир у присутності бухгалтера-контролера і інкасаторів, які пред'явили такі сумки (мішки), розкривають їх і перераховують повністю гроші і цінності, що знаходяться в них. Розкриття сумок (мішків), які мають дефекти, і поаркушний (поштучний) перерахунок грошей і цінностей, що знаходяться в них, на розсуд керівника установи банку, можуть проводитися в присутності представників підприємств (організацій), яким ці гроші і цінності належать.
У всіх випадках прийняття дефектної сумки (мішка) про результати перерахування грошей і цінностей, що знаходяться в ній, складається акт у трьох примірниках. Акт підписується всіма особами, які були присутні при прийнятті і перерахуванні грошей і цінностей. В акті вказується дата прийняття і розкриття сумки (мішка), її номер, за якою організацією вона закріплена, ким, в якому приміщенні і в чиїй присутності проведено перерахування, які пошкодження були виявлені, в якій упаковці були гроші і цінності, сума вкладених грошей і цінностей за даними супровідного документа і яка сума фактично виявилася в сумці (мішку) за видами і вартостями цінностей.
Перший примірник акта залишається у справах установи банку разом з супровідним документом, другий - з повідомленням про факт недостачі цінностей і речовими доказами (сумкою (мішком), пломбою, упаковкою, шпагатом та ін.) - в необхідних випадках передається правоохоронним органам, третій надсилається організації, яка здала цінності інкасатору.
При недостачі в інкасаторів сумки (мішка) з цінностями, явочної картки, порожньої сумки (мішка) або при виявленні недостачі грошей і цінностей в сумці (мішку), яка мала будь-які зовнішні пошкодження та інші дефекти, а також у випадку неявки інкасаторів з маршруту в установлений строк начальник відділу (дільниці) інкасації (черговий інкасатор) або бухгалтер-контролер негайно повідомляють про це керівника установи банку, начальника відділу (дільниці) інкасації, а при необхідності - Голову правління Республіканського банку Криму, начальника регіонального управління НБУ та начальника управління інкасації Національного банку України.
За письмовим розпорядженням керівника установи банку може бути встановлений порядок здачі готівки в вечірню касу підприємствами, установами і організаціями в опломбованих сумках за супровідною відомістю до сумки з грошовою виручкою. У цих випадках установа банку видає кожному підприємству, установі, організації парну кількість інкасаторських сумок.
Госпорган на здачу готівки виписує до кожної сумки супровідну відомість до сумки з грошовою виручкою в трьох примірниках, з яких перший вкладається в сумку, другий і третій пред'являються бухгалтеру-контролеру вечірньої каси.
Бухгалтер-контролер реєструє за накладними до сумок з грошовою виручкою в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, касир приймає сумки з готівкою, і видає представнику госпоргану копії супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою, підписані касиром і бухгалтером-контролером і завірені печаткою каси. Порожні сумки представнику госпоргану касир вечірньої каси видає під розписку в окремій книзі.
В разі необхідності за письмовим розпорядженням керівника установи банку на касира і бухгалтера-контролера можуть бути покладені обов'язки по розкриттю сумок і перерахуванню готівки в них[18].

 

Яндекс.Метрика >